Quy tắc 5S của người Nhật Bản- Bí mật thành công của người Nhật Bản

Xem nhanh

Nguyên tắc 5S của người Nhật là gì? Khởi đầu từ triết lý trung tâm của mọi sự phát triển là con người, phương pháp làm việc 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý hiệu quả. Hãy cùng Kiến Vàng 247 tìm hiểu về nguyên tắc này nhé!

Quy tắc 5S của người Nhật Bản là gì?

Quy tắt 5S có bắt nguồn từ Nhật Bản và được áp dụng thành công ở nhiều quốc gia trên thế giới. Nguyên tắc 5S của người Nhật là một công cụ rất quan trọng và không thể thiếu trong tổ chức nếu tổ chức đó muốn hướng đến mô hình đẳng cấp thế giới.

Theo từ gốc của tiếng Nhật, 5 chữ S trong quy tắc 5S là viết tắt của các từ Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng).
Trong tiếng Anh là: “ SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”
Hầu như các công ty của Nhật Bản đều áp dụng quy tắc 5S này trong hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm và quá trình sản xuất. Do đó nếu bạn có ý định đi xuất khẩu lao động bên Nhật Bản thì không thể bỏ qua quy tắc này.

Tại sao phải áp dụng quy tắc 5s?

Tại sao phải áp dụng quy tắc 5S của người Nhật Bản?

Xây dựng được môi trường làm việc sạch sẽ và ngăn nắp.
Những người trong cũng như ngoài công ty có thể dễ dàng nhìn thấy kết quả.
Tăng cường phát huy sáng kiến mới.
Ý thức kỷ luật trong công ty được nâng cao.
Môi trường làm việc thuận tiện và an toàn.
Cán bộ và công nhân viên tự hào về chỗ làm việc.
Xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp, đem lại nhiều cơ hội cho doanh nghiệp…

Quy trình áp dụng quy tắc 5S của người Nhật

SERI (SÀNG LỌC): Là loại bỏ những thứ không cần thiết

Đây là chữ S đầu tiên trong quy tắc 5S của người Nhật:

Bước 1:

Với một vài đồng nghiệp, hãy quan sát kỹ càng nơi làm việc của bạn.
Tìm và loại bỏ những thứ không cần thiết cho công việc của bạn.
Tìm hiểu – Sau đó loại bỏ (phá hủy) những gì không cần thiết.
Không giữ lại những thứ không cần thiết cho công việc của bạn.

Bước 2:

Nếu bạn và đồng nghiệp của bạn không thể quyết định liệu có bất kỳ thứ gì còn cần thiết cho công việc ngay lập tức hay không, hãy đánh dấu nó là sẽ hủy và giữ nó ở một vị trí riêng biệt.

Bước 3:

Sau một khoảng thời gian, ví dụ ba tháng, kiểm tra lại xem có ai yêu cầu không. Nếu không ai cần nó sau ba tháng, nó không còn cần thiết cho công việc nữa.
Nếu bạn không thể tự quyết định, hãy đặt ra thời hạn để xử lý.

Chú ý:

Điều quan trọng là phải nhớ những gì trong ngăn kéo khi sàng lọc.
Những cái không cần thiết bị có hủy bỏ.
Bạn nên thông báo cho người có liên quan nếu bạn phá hủy bất cứ thứ gì thuộc về tài sản / của tổ chức, doanh nghiệp. Bạn cũng nên thông báo cho các địa điểm đã cung cấp các tài liệu và hồ sơ lỗi thời.
Khi bạn đang duyệt xung quanh văn phòng của mình để tìm những thứ không cần thiết. Nhìn mọi nơi, mọi ngóc ngách, như thể bạn đang săn gián để giết. Sẽ là một phần thưởng bổ sung nếu bạn phát hiện ra một số vật phẩm tiện dụng mà bạn đã quên ở đâu đó.

>> Xem thêm: Cách giới thiệu bản thân trong cv gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

SEITON (ORDER): Sắp xếp mọi thứ theo thứ tự thích hợp để dễ sử dụng.

Đây là chữ S tiếp theo trong quy tắc 5S của người Nhật:

Bước đầu tiên:

Bạn phải tin rằng nơi làm việc của bạn đã được dọn sạch các vật dụng không mong muốn.
Phần còn lại do bạn quyết định nên đặt ở đâu thiết thực nhất cho quá trình làm việc mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ và an toàn.

Bước hai:

Hãy tham khảo ý kiến của các đồng nghiệp về cách bố trí trên quan điểm thuận tiện trong vận hành.
Để giảm bớt việc đi lại, hãy chú ý đến những gì thường xuyên sử dụng hoặc cần sử dụng phải được đặt gần người dùng. Những gì không được sử dụng nhiều được lưu trữ ở một khoảng cách xa hơn. Sau khi bạn đã phác thảo bố cục và thảo luận với đồng nghiệp, hãy bắt tay vào thực hiện.

Bước 3:

Bạn phải đảm bảo rằng đồng nghiệp của bạn biết những gì để đặt và ở đâu để sử dụng mà không cần phải hỏi.
Tốt nhất là bạn nên có một danh sách các đồ đạc của mình và nơi chúng được cất giữ.
Ghi lại những gì được cất giữ trong mỗi ngăn kéo, ngăn tủ và tài liệu để mọi người biết những gì được cất giữ ở đó.

Bước 4: Hãy áp dụng quy tắc 5S của người Nhật này để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hỏa và những chỉ dẫn thiết yếu khác.

SEISO (SẠCH): Duy trì nơi làm việc sạch sẽ

Chất lượng của sản phẩm và độ sạch sẽ của môi trường làm việc có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Do đó, SEISO (sạch sẽ) phải được thực hiện hàng ngày, có khii là suốt cả ngày. Dưới đây là một số ý tưởng để cải thiện SEISO của bạn:
Đừng để khi quá dơ bẩn mới dọn vệ sinh. Nên quét dọn và làm sạch nơi làm việc thường xuyên, bao gồm máy móc, thiết bị, dụng cụ và đồ đạc, để đảm bảo rằng các vật dụng trên không bị bẩn.
Thực hiện SEISO (Làm sạch) trong 3 phút mỗi ngày.
Bạn và đồng nghiệp của bạn có trách nhiệm với môi trường quanh nơi làm việc.
Những người dọn dẹp chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm về không gian công cộng.
Tốt hơn hết là tạo ra một bầu không khí làm việc trong sạch và an toàn. Không bao giờ xả rác, khạc nhổ bừa bãi, để hình thành thói quen sạch sẽ.
Dọn dẹp cũng là một hình thức kiểm tra. Đối với các nhà sản xuất và phân xưởng, điều này rất quan trọng. Hãy bắt đầu ngay hôm nay nếu bạn tin rằng điều này là đúng.

SEIKETSU (SĂNSÓC): Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức độ cao

Bạn không nên ngừng lại khi đã thực hiện 3S nếu bạn không muốn lãng phí thời gian của mình. Dưới đây là một số gợi ý cho SEIKETSU (Chăm sóc):

Tạo ra một phương pháp để giữ cho nơi làm việc sạch sẽ và có trật tự. Một lịch trình dọn dẹp là cần thiết.
Thi đua giữa các phòng, ban, phân xưởng cũng rất quan trọng trong việc lôi kéo và thu hút mọi người tham gia quy tắc 5S của người Nhật.

SHITSUKE (SẴN SÀNG): Thực hiện các S trên một cách tự giác

Điều quan trọng là khuyến khích mọi người thực hiện 4S như một thói quen hoặc lẽ sống. Không có cách nào để ép buộc thực hiện quy tắc 5S của người Nhật ngoài việc thực hành nó thường xuyên cho đến khi mọi người thích nó. Cần thiết lập một môi trường lành mạnh, trong đó mọi người đều coi 5S là không thể thiếu. Để làm như vậy, hãy ghi nhớ những điều sau:

Xem văn phòng của bạn như thể nó là ngôi nhà thứ hai của bạn
Xem công ty là nơi bạn kiếm tiền cho bản thân và gia đình
Nếu bạn muốn giữ cho ngôi nhà của mình sạch sẽ, hợp vệ sinh và ngăn nắp, tại sao bạn không cố gắng giữ cho nơi làm việc của mình luôn sạch sẽ, thoải mái và thú vị như ở nhà.

Với quy tắc làm việc chuẩn 5S của người Nhật Bản sẽ có ý nghĩa rất lớn đối với các bạn muốn đi xuất khẩu lao động tại Nhật. Vì khi các bạn biết được những quy tắc làm việc theo phong cách của người Nhật là có được một kinh nghiệm tốt, và Kiến Vàng 247 hi vọng nó sẽ giúp ích cho bạn trong công việc tương lai.

>> Xem thêm: Thư chào mừng thành viên mới chuẩn nhất hiện nay