Chia sẻ kinh nghiệm thành lập công ty cung ứng lao động

Hiện nay, công ty cung ứng lao động được hình thành rất nhiều. Tuy nhiên, kinh nghiệm thành lập công ty cung ứng lao động thành công thì rất ít. Để thành lập công ty cung ứng nguồn nhân lực cần có nhiều điều kiện, thủ tục, hồ sơ khác nhau. Bài viết dưới đây, Kiến Vàng 247 xin chia sẻ một vài kinh nghiệm thành lập công ty cung ứng nguồn nhân lực đảm bảo tuân thủ các điều kiện, quy định khắt khe để có thể đăng ký và vận hành công ty một cách có hiệu quả.

Khái niệm cung ứng lao động là gì?

Cung ứng lao động (cung ứng nhân lực hay cung ứng nhân sự) là hình thức một doanh nghiệp được cấp giấy phép cho thuê lại lao động. Doanh nghiệp cung ứng lao động sẽ trực tiếp ký hợp đồng và quản lý người lao động. Tuy nhiên, công ty sẽ không trực tiếp sử dụng người lao động mà sẽ được doanh nghiệp thuê lại sử dụng.

Người lao động khi được cung ứng sẽ phải chịu sự quản lý của công ty cung ứng nhân lực nhưng vẫn thực hiện, duy trì mối quan hệ lao động với doanh nghiệp sử dụng lao động.

Những điều kiện cần phải đáp ứng khi mở công ty cung ứng nhân lực

Dịch vụ cung ứng nguồn lao động là dịch vụ kinh doanh cần có nhiều yêu cầu điều kiện. Doanh nghiệp cũng nên đáp ứng những yêu cầu cơ bản sau:

• Nhân viên của công ty cung ứng lao động tối thiểu ít nhất phải có ba người có trình độ cao đẳng.
• Vốn ký quỹ tối thiểu cần phải đáp ứng là 2 tỷ VNĐ, vốn pháp định cần thiết cũng cần phải có 2 tỷ VNĐ.
• Chủ doanh nghiệp cung ứng nguồn lao động hay người đại diện pháp luật cần phải có đầy đủ năng lực, hành vi trách nhiệm dân sự theo quy định của pháp luật. Phải có kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực cung ứng lao động tối thiểu ba năm, không thuộc đối tượng bị hạn chế hay bị cấm mở công ty kinh doanh.
• Trụ sở kinh doanh của công ty cung ứng nguồn nhân lực phải phát triển ổn định cùng với thời hạn sử dụng, thuê tối thiểu ba năm trở lên.

Hướng dẫn chuẩn bị thông tin đăng ký thành lập công ty cung ứng lao động

Để thành lập công ty cung ứng lao động cần phải chuẩn bị đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp luật để thuận tiện cho việc thực hiện quy trình đăng ký công ty thành công.

Đặt tên cho công ty cung ứng lao động

Đối với tên của công ty cung ứng lao động có khá nhiều quy định cần phải tuân thủ chẳng hạn như tên của công ty không được trùng lặp với những công ty khác, tên không được gây nhầm lẫn, đánh đố chơi chữ không lành mạnh, tên phải có đầy đủ cấu trúc về loại hình và tên riêng.

Đối với tên riêng của doanh nghiệp có thể viết tắt hoặc sử dụng tên tiếng Anh nhưng tuyệt đối không được giống với những doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh trước đó. Nhất quán trong việc cấm sử dụng tên cơ quan của Nhà nước có thẩm quyền, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị –  xã hội, tổ chức chính trị xã hội –  nghề nghiệp hay sử dụng những từ ngữ, ký hiệu có ý bôi nhọ đến truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc để làm tên công ty.

Lấy ví dụ cho cách đặt tên của công ty như sau:

Công ty TNHH Dịch Vụ Cung Ứng Lao Động Kiến Vàng

Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Sài Gòn

CÔNG TY TNHH TREASURE

CÔNG TY CỔ PHẦN LIGHT UP THE SKY

Cách chọn địa chỉ công ty cung ứng lao động

Có địa chỉ công ty, doanh nghiệp mới có thể đăng ký mở công ty. Do vậy, doanh nghiệp cần phải có địa chỉ đặt công ty cho đúng, cụ thể, nằm trong lãnh thổ Việt Nam. Tuyệt đối không được sử dụng “địa chỉ ma”.

Không được đặt địa chỉ cung ứng lao động ở tòa nhà chung cư, khu dân cư hoặc những khu vực cấm làm địa chỉ kinh doanh. Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể lấy địa chỉ nhà riêng của mình hoặc có thể mượn địa chỉ của người thân làm địa chỉ đăng ký doanh nghiệp khi mới thành lập công ty.

Quy định cách đặt địa chỉ công ty/doanh nghiệp theo Luật doanh nghiệp 2020 mới nhất:

Những địa chỉ được phép đăng ký kinh doanh khi đáp ứng được những điều kiện quy định trong luật dưới đây:

Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Ví dụ nếu ở Thành phố thì tên địa chỉ được đặt như sau:

207A Nguyễn Văn Thủ, Phường Đakao, Quận 1, TPHCM

491/1 Trường Chinh, Phường 14, Quận Tân Bình, TPHCM.

Ví dụ nếu ở Tỉnh đặt tên địa chỉ như sau:

Thôn A, Xã B, Huyện C, Tỉnh X

Xóm X, Xã A, Huyện B, Tỉnh Y

Chuẩn bị người đại diện theo pháp luật

Doanh nghiệp nhất định phải chọn một người phù hợp để làm người đại diện pháp lý cho công ty. Đây là người có trách nhiệm thực hiện các quyền, nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Do vậy, cần phải chọn người có đủ trình độ chuyên môn, năng lực, giàu kinh nghiệm.

Người đại diện của công ty cung ứng lao động có thể là Chủ Tịch, Giám Đốc, Người Quản Lý,… Tuy nhiên, phải đảm bảo là người đảm nhận vai trò này cần phải tuân thủ tốt những quy định chung về người đại diện. Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam.

Quy định về người đại diện pháp luật theo luật doanh nghiệp mới nhất:

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
2. Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
3. Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
4. Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo khoản 3 Điều này mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì thực hiện theo quy định sau đây:
   a) Người được ủy quyền vẫn tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc tại doanh nghiệp;
   b) Người được ủy quyền vẫn tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đại diện theo pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
5. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.
6. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty bị tạm giam, kết án tù, trốn khỏi nơi cư trú, bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị Tòa án tước quyền hành nghề vì phạm tội buôn lậu, làm hàng giả, kinh doanh trái phép, trốn thuế, lừa dối khách hàng và tội khác theo quy định của Bộ luật hình sự thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.
7. Trong một số trường hợp đặc biệt, Tòa án có thẩm quyền có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật trong quá trình tố tụng tại Tòa án.

Chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp nhất

Doanh nghiệp có thể tùy chọn số lượng thành viên tùy theo mong muốn của công ty, doanh nghiệp,… để chọn từng loại hình công ty cho phù hợp. Các loại hình doanh nghiệp thịnh hành nhất hiện nay như: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên, công ty cổ phần, công ty hợp danh và công ty tư nhân. Đối với mỗi loại hình trên đều có mặt ưu điểm, nhược điểm riêng nhất định. Do vậy, các doanh nghiệp phải xem xét thật kỹ càng trước khi chọn loại hình phù hợp.

Chuẩn bị vốn và kê khai vốn điều lệ khi thành lập công ty

Vốn điều lệ công ty theo luật doanh nghiệp mới nhất quy định là tổng số vốn do các thành viên hoặc cổ đông có trong công ty đóng góp hoặc cam kết sẽ góp trong một khoảng thời gian nhất định và được ghi vào điều lệ của công ty.

Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đầy đủ vốn khi thành lập công ty cung ứng lao động. Số vốn tối thiểu doanh nghiệp cần có còn tùy thuộc vào yêu cầu của ngành nghề, khả năng tài chính và mức góp vốn của doanh nghiệp. Những loại vốn mà nhà kinh doanh nên chuẩn bị đó là vốn pháp lý, vốn điều lệ, vốn lý quỹ,…

Khi thành lập công ty cung ứng lao động, doanh nghiệp cần phải tiến hành kê khai vốn điều lệ còn tùy thuộc vào khả năng cũng như quy định cho từng ngành nghề kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp đăng ký ngành nghề không yêu cầu gì về vốn thì có thể đăng ký vốn điều lệ tùy thích. Tuy nhiên, không nên đăng ký vốn điều lệ với con số quá thấp, vì nó rất dễ ảnh hưởng đến uy tín của công ty trong mắt đối tác và khách hàng. Bên cạnh đó, mức vốn điều lệ doanh nghiệp kê khai sẽ quyết định đến mức thuế môn bài cần đóng mỗi năm.

• Nếu vốn điều lệ trên 10 tỷ sẽ phải đóng 3 triệu VNĐ thuế môn bài mỗi năm.
• Nếu vốn điều lệ dưới 10 tỷ cần phải đóng 2 triệu VNĐ thuế môn bài mỗi năm.

Nếu doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ngành nghề yêu cầu vốn pháp định thì sẽ phải đăng ký vốn điều lệ tối thiểu bằng hoặc cao hơn so với vốn pháp định.

Đối với lĩnh vực cung ứng lao động, Luật doanh nghiệp quy định mức vốn kỹ quỹ tối thiểu cầm phải đáp ứng là 2 tỷ VNĐ. Vốn pháp định cần thiết là 2 tỷ VNĐ. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần kê khai vốn điều lệ đúng với quy định của pháp luật.

Danh sách các ngành nghề kinh doanh yêu cầu vốn pháp định:

Chọn đăng ký ngành nghề kinh doanh phù hợp

Một trong những “kinh nghiệm xương máu” khi thành lập công ty cung ứng lao động mà doanh nghiệp cần phải lưu ý đó là ngành nghề kinh doanh. Doanh nghiệp cần phải tiến hành chọn, đăng ký ngành nghề kinh doanh phù hợp để có thể thực hiện hoạt động cung ứng lao nhân lực theo đúng mục đích bạn đầu.

Một số ngành nghề cùng mã ngành tương ứng mà doanh nghiệp có thể đăng ký kinh doanh:

Trong trường hợp, ngành nghề không yêu cầu điều kiện kinh doanh thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể đi vào hoạt động kinh doanh sau khi đã được cấp giấy phép kinh doanh. Còn nếu ngành nghề yêu cầu điều kiện kinh doanh thì phải đáp ứng đầy đủ điều kiện cần thiết, có giấy phép hoạt động kinh doanh đầy đủ trước khi đi vào hoạt động.

Kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty cung ứng lao động

Một trong những kinh nghiệm khi thành lập công ty cung ứng lao động đó chính là kinh nghiệm làm hồ sơ đăng ký mở công ty. Hồ sơ thủ tục bao gồm:

• Giấy đề nghị được cấp giấy phép đăng ký mở công ty
• Hộ chiếu, thẻ CCCD/CMND (bản sao, có công chứng hợp lệ của chủ công ty), đính kèm thêm quyết định thành lập công ty, quyết định mở đầu tư công ty hay giấy chứng nhận đăng ký công ty.
• Các điều lệ cụ thể của công ty cung ứng nhân lao động
• Thông tin và danh sách của các cổ đông hay thành viên công ty (tùy vào loại hình của doanh nghiệp).

Khi doanh nghiệp mang hồ sơ lên nộp cho Phòng Đăng Ký kinh doanh tại Sở Kế Hoạch và đầu tư. Sau đó, Sở Kế Hoạch và đầu tư sẽ duyệt và tiến hành cấp giấy phép đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp sau 3 – 5 ngày nếu hồ sơ hợp lệ.

Kinh nghiệm hoàn thành thủ tục sau khi thành lập công ty cung ứng lao động

Thuê hoặc sử dụng dịch vụ kế toán doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần phải thuê một kế toán viên để có thể tiến hành giải quyết sổ cung ứng lao động, tài chính và hoàn tất kê khai thuế hay một số vấn đề liên quan khác. Tuy nhiên, để thuận tiện và tiết kiệm chi phí tối đa thì doanh nghiệp nên thuê dịch vụ kế toán để đảm bảo vấn đề tài chính.

Khắc con dấu công ty và công khai mẫu dấu

Sau khi đã hoàn thành việc thành lập công ty và có mã số thuế, doanh nghiệp cần phải thực hiện khắc con dấu cho công ty cung ứng nhân lực. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng của doanh nghiệp. Đối với nội dung con dấu, cần phải có những thông tin về Tên doanh nghiệp và Mã số doanh nghiệp.

Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Phát hành hóa đơn và treo bảng hiệu công ty

Đối với công ty cung ứng lao động nên thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng, tiếp tục in hóa đơn để sử dụng. Trường hợp, không phát hành hóa đơn thì doanh nghiệp nên mua hóa đơn từ cơ quan thuế để sử dụng.

Nếu công ty cần đặt làm bảng hiệu công ty có đầy đủ những thông tin cần thiết, thực hiện treo bảng hiệu công ty theo đúng quy định của pháp luật và thuận tiện cho việc quản lý.

Đăng ký tài khoản ngân hàng công ty

Để có thể tiến hành giao dịch tài chính một cách thuận tiện, chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện công ty cung ứng nhân lực phải cầm theo CMND/CCCD, con dấu và giấy phép đăng ký kinh doanh để mở tài khoản ngân hàng cho công ty. Sau khi đã có thẻ ngân hàng, doanh nghiệp cần phải làm thủ tục báo cáo số tài khoản ngân hàng lên cho sở Kế Hoạch và đầu tư.

Góp vốn vào công ty cung ứng nhân lực

Theo quy định của pháp luật, việc thực hiện góp đủ vốn đối với công ty cung ứng lao động là 90 ngày kể từ ngày có giấy phép đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp, doanh nghiệp không góp đủ vốn theo như cam kết thì cần phải làm thủ tục điều chính, thay đổi vốn điều lệ của công ty.

Doanh nghiệp có thể góp vốn bằng quyền sở hữ trí tuệ như quyền tác giả, quyền liên quan đến tác giả, quyền sở hữu công nghiệp và một số quyền sở hữu trí tuệ khác theo quy định của pháp luật.

Kê khai và đóng thuế cho công ty cung ứng lao động

Sau khi thành lập công ty cung ứng nhân sự, doanh nghiệp cần phải đóng đầy đủ các loại thuế cơ bản sau: Thuế thu nhập doanh nghiệp sau khi kết thúc một năm tài chính, thuế giá trị gia tăng theo quý báo cáo của doanh nghiệp, thuế môn bài (mức thuế này còn tùy thuộc vào mức vốn điều lệ mà công ty đăng ký).

Doanh nghiệp cần phải nộp tờ khai thuế môn bài và đóng thuế môn bài sau khi có giấy phép kinh doanh trong vòng 30 ngày, nếu không sẽ bị xử phạt hành chính.

Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Công ty sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nhất định phải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về việc đăng ký doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục và phải trả phí theo quy định. Nội dung cần phải công bố bao gồm: ngành, nghề kinh doanh, danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần.

Thời hạn tối đa để hoàn thành thủ tục này là 30 ngày kể từ ngày có giấy phép thành lập công ty cung ứng lao động. Nếu bị quá hạn thời gian mà doanh nghiệp không hoàn thành việc công bố thông tin công ty thì sẽ bị cơ quan có thẩm quyền xử phạt hành chính từ 1 – 2 triệu VNĐ.

Mua chữ ký số điện tử để đóng thuế online

Công ty cung ứng lao động cần phải đăng ký mua chữ ký số để thực hiện việc đóng thuế trực tuyến cho tài khoản của công ty. Kế toán của công ty cung ứng lao động sẽ sử dụng chữ ký này để thực hiện đóng thuế online theo định kỳ cho doanh nghiệp.

Trên đây, Kiến Vàng 247 vừa mới chia sẻ một số kinh nghiệm thành lập công ty cung ứng lao động cùng với một vài điều kiện cần thiết khi thành lập công ty nhân lực. Thông qua những nội dung này, các doanh nghiệp có thể nắm rõ hết tất cả những thông tin cần thiết để mở công ty cung ứng nguồn lao động cho thành công mỹ mãn.

>> Có thể bạn quan tâm: Dịch Vụ Cung Ứng Nhân Lực Tại TPHCM