Các loại chi phí tuyển dụng nhân sự mà nhà quản lý cần biết

Chi phí tuyển dụng nhân sự

Có rất nhiều chi phí ẩn phát sinh trong quá trình tuyển dụng. Do đó, các nhà quản lý nên hiểu rõ các loại chi phí tuyển dụng nhân sự này. Từ đó, đánh giá xem doanh nghiệp của mình có đang lãng phí bất kỳ loại chí phí phát sinh nào không? Hãy cùng Kiến Vàng 247 tìm hiểu chủ đề này trong bài viết dưới đây nhé!

Vì sao cần nắm rõ chi phí tuyển dụng nhân sự?

Chúng ta đều biết rằng chi phí tuyển dụng nhân sự, còn được gọi là ngân sách tuyển dụng. Đây là hoản chi phí được trích từ lợi nhuận của công ty. Và có tác động trực tiếp đến tổng lợi nhuận của doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình vận hành hiệu quả nên cần phải đầu tư và phát triển đội ngũ nhân sự chủ chốt của công ty. Do đó, để ban lãnh đạo có thể điều chỉnh, điều tiết và phân bổ nguồn lực hợp lý hơn khi họ hiểu rõ các khoản chi phí đã phát sinh.

Ngân sách tuyển dụng
Ngân sách tuyển dụng

Điều tiết ngân sách tuyển dụng hợp lý

Điều chỉnh ngân sách phù hợp không có nghĩa là phải giảm chi phí cho việc tuyển dụng. Mục đích chính là đánh giá phân tích mỗi tương quan giữa chi phí tuyển dụng và những lợi ích mà một người mới thuê có thể mang lại cho công ty. Tức là, doanh nghiệp sẽ đầu tư thêm ngân sách để tuyển dụng nhân sự mới giúp nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Làm cơ sở lập kế hoạch tuyển dụng

Khi có kế hoạch tuyển dụng thêm nhân lực thì đây cũng là cơ sở cho doanh nghiệp đề xuất chi phí tuyển dụng nhân sự . Một kế hoạch chính và một kế hoạch dự phòng phải luôn được chuẩn bị để kế hoạch tuyển dụng thành công. Chỉ khi người phụ trách nắm được đầy đủ danh sách các khoản chi phí thì kế hoạch dự phòng mới có thể hoàn thành hiệu quả.

Các loại chi phí tuyển dụng nhân sự phổ biến

Chi phí tuyển dụng nhân sự thường bao gồm các loại phổ biến sau đây:

Lương cho nhân sự phụ trách tuyển dụng

Tuyển dụng là một phần trong những nhiệm vụ tổng thể mà nhân viên tuyển dụng phải làm. Và họ sẽ được nhận mức lương cứng hàng tháng. Vì vậy, nếu hiệu quả tuyển dụng không đạt hiệu quả tốt thì công ty sẽ cần chiêu mộ thêm người để đảm nhận việc tuyển dụng.

Mặt khác, nếu các nhân viên tuyển dụng nắm bắt được xu hướng thị trường và sử dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp thì hiệu quả tuyển dụng sẽ được nâng cao với chi phí thấp nhất có thể. Đây dường như là một khoản chi phí cố định mà mọi nhà quản lý phải xem xét.

Nhân sự phụ trách tuyển dụng
Nhân sự phụ trách tuyển dụng

Văn phòng phẩm cho phòng nhân sự

Như tên của nó, khoản phí này được sử dụng để mua văn phòng phẩm và vật tư mà bộ phận nhân sự cần.

Chí phí văn phòng phẩm trung bình = (tổng chi phí văn phòng phẩm trong năm của bộ phận nhân sự/ tổng thời gian hoạt động trong năm của bộ phận nhân sự) x tổng số ngày tiến hành việc tuyển dụng.

Chi phí truyền thông, đăng tin tuyển dụng

Nhà tuyển dụng có thể nghiên cứu sử dụng nhiều kênh tuyển dụng trả phí khác nhau ngoài các trang web đăng tuyển dụng miễn phí. Nếu họ muốn tăng cơ hội kết nối với nhiều ứng viên tiềm năng hơn trong thời gian ngắn hơn. Như vậy sẽ giúp rút ngắn thời gian tìm người, chiêu mộ và tuyển dụng nhân sự.

Doanh nghiệp có thể tham khảo một vài trang tuyển dụng trung gian sau:

  • Các website tuyển dụng online như TopCV, Vietnamworks, Careerbuilder, Timviecnhanh…
  • Báo giấy, báo mạng.
  • Phát tờ rơi, in băng rôn, làm bảng thông báo tuyển dụng
  • Quảng cáo tin tuyển dụng trên các trang mạng xã hội, điển hình như facebook…

Chi phí sàng lọc ứng viên

Nhà tuyển dụng sẽ cần một khoảng thời gian để đánh giá và lựa chọn một số hồ sơ chất lượng trước khi hẹn phỏng vấn trực tiếp với ứng viên phù hợp. Những hồ sơ xin việc này được cho là phù hợp với một phần yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp đề ra. Và nhà tuyển dụng muốn trao đổi thêm thông tin chi tiết. Ngoài ra, rất nhiều công ty cũng tiến hành phỏng vấn tuyển dụng qua điện thoại.

Doanh nghiệp sẽ cần chi tiền cho những thứ như tiền điện thoại cho nhân viên tuyển dụng. Chi phí thủ tục giấy tờ, thời gian xét duyệt hồ sơ (đối với những tổ chức nhận được nhiều hồ sơ).

Chi phí của kỳ đánh giá ứng viên

  • Chỉ cần hai đến ba vòng để chọn lọc ứng viên đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các ứng viên được phỏng vấn trực tiếp và phỏng vấn qua điện thoại.
  • Tuy nhiên, sẽ thường xuyên có các cuộc họp đánh giá ứng viên tập trung với các công ty hoặc doanh nghiệp có lượng nhân sự khá lớn. Các cuộc đánh giá này thường mất 1-2 ngày và chi phí tuyển dụng nhân sự rất tốn kém. Giá thuê địa điểm tổ chức, chi phí cho đội quản lý, chi phí điện nước, hồ sơ, đề thi…
Chi phí đánh giá ứng viên
Chi phí đánh giá ứng viên

Chi phí tổ chức phỏng vấn ứng viên

Để một cuộc phỏng vấn trực tiếp các ứng viên được diễn ra suôn sẻ. Nhà tuyển dụng sẽ phải bỏ ra các khoản chi phí tuyển dụng nhân sự sau:

  • Chi phí thời gian cho nhân viên tuyển dụng nhân sự và nhà quản lý.
  • Chi phí thuê địa điểm phỏng vấn, điện, nước, mạng,…
  • In ấn giấy tờ, hồ sơ, in đề kiểm tra.
  • Chi phí di chuyển nếu như ứng viên ở xa…

Xây dựng thương hiệu tuyển dụng

Đối với tất cả các mô hình công ty, việc xác định, thu hút và giữ chân nhân sự chất lượng cao là một nhiệm vụ khó khăn. Để thu hút nhiều ứng viên hơn, các công ty phải xây dựng quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn và văn hóa làm việc của riêng mình. Cùng với chế độ đãi ngộ tốt cho ứng viên.

Trong đó, phương pháp đang được nhiều công ty đầu tư bài bản nhất là xây dựng thương hiệu tuyển dụng. Quá trình xây dựng thương hiệu hỗ trợ trong việc phổ biến rộng rãi hơn văn hóa, hình ảnh và sứ mệnh của công ty. Sau đó, ứng viên có thể xác định mong muốn của họ và ứng tuyển đến những công ty phù hợp với mình.

Xây dựng thương hiệu tuyển dụng là khoảng thời gian dài. Do đó, việc đạt được mục tiêu này sẽ tốn chi phí không hề rẻ. Đặc biệt là bối cảnh hiện nay đang có rất nhiều công ty cùng cạnh tranh.

Chi phí vận hành kênh tuyển dụng riêng

Các bộ phận nhân sự sẽ tạo và quản trị các kênh tuyển dụng của riêng doanh nghiệp đối với các công ty có thương hiệu tuyển dụng mạnh. Thường thì kênh này sẽ kết nối với bộ phận nhân sự thông qua phần mềm quản lý tuyển dụng. Thông qua chuyên mục “Tuyển dụng” của trang web trực tuyến.

Phương pháp này giúp tiết kiệm được chi phí sử dụng nguồn cung cấp ứng viên từ bên ngoài. Nhưng bù lại sẽ có các khoản phí khác như :

  • Phí quản lý tên miền website.
  • Chi phí bảo trì, nâng cấp trang web.
  • Chi phí duy trì phần mềm quản lý tuyển dụng…
Chi phí vận hành kênh tuyển dụng
Chi phí vận hành kênh tuyển dụng

Chi phí lương thử việc của ứng viên trúng tuyển

Sau quá trình tuyển dụng, sàng lọc và phỏng vấn, một ứng viên đủ tiêu chuẩn sẽ được chọn. Để tìm hiểu sâu hơn và trao đổi kỹ hơn với ứng viên. Doanh nghiệp sẽ đề nghị họ thử việc cho vị trí ứng tuyển. Có rất nhiều tình huống có thể xảy ra sau thời gian thử việc. Trước hết, ứng viên vẫn có thể ở lại công ty sau thời gian thử việc.

Thứ hai, nếu ứng viên không phù hợp với yêu cầu hoặc thấy nơi làm việc không thích hợp. Kết quả là họ sẽ rời công ty. Trong trường hợp thứ hai, có khả năng công ty sẽ mất toàn bộ chi phí tuyển dụng nhân sự vào việc tuyển dụng và đào tạo ứng viên đó. Cũng sẽ có một khoản ngân sách mới cho quy trình tái tuyển dụng. Lượng thử việc càng cao nếu vị trí tuyển dụng cao.

Chi phí đào tạo và huấn luyện nhân viên mới

Nhiều công ty thường bỏ qua chi phí đào tạo nhân sự mới. Nhưng ẩn chứa sau đó là rất nhiều các khoản chi phí nhỏ lẻ mà thông thường sẽ rất khó để hạch toán thành chi phí. Chi phí này bao gồm tiền lương trả cho các cán bộ đào tạo thuê ngoài hoặc người quản lý nội bộ, cũng như chi phí cho không gian đào tạo, thiết bị (chẳng hạn như văn phòng phẩm, năng lượng và nước), tài liệu. Nếu như cán bộ đào tạo là người của công ty hoặc nội bộ bộ phận tự training cho nhau thì sẽ tốn chi phí thấp hơn so với thuê chuyên gia đào tạo bên ngoài.

Trên đây là các loại chi phí tuyển dụng nhân sự phát sinh phổ biến nhất. Kiến Vàng 247 liệt kê các khoản chi phí phát sinh nhưng không phảo công ty nào cũng sẽ đối mặt với tất cả. Tùy theo tính đặc thù và quy mô của công ty thì người lập kế hoạch tuyển dụng sẽ có sự điều chỉnh các chi phí phát sinh khác nhau.