Xem nhanh
Các công ty khi muốn thay đổi địa điểm làm việc mới cần phải thông báo cho khách hàng, đối tác và toàn thể nhân viên trong công ty. Việc thông báo này rất quan trọng! Để tránh những trường hợp khách hàng hay đối tác đến tìm nhưng không thấy. Thực tế, khi bạn chuyển văn phòng làm việc, bạn cần phải chuyển bị sẵn mẫu thông báo chuyển văn phòng.
Nội dung của thông báo nên chứa đầy đủ các thông tin cần thiết để cung cấp cho khách hàng, đối tác. Vậy mẫu thông báo chuyển văn phòng làm việc là như thế nào? Cùng Kiến Vàng 247 tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!
Tại sao cần thông báo khi chuyển văn phòng làm việc
Việc thay đổi vị trí làm việc đối với các doanh nghiệp là vô cùng quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh hiện tạ.ị. Vì thế, trước lúc chuyển sang đia điểm mới, công ty cần có sự chuẩn bị kỹ và chỉnh chu ngay từ đầu. Các khoảng vận hành cơ sở nơi làm việc mới cũng nên chú ý cẩn trọng.
Các điều nên chú ý về mẫu thông báo chuyển văn phòng
Cần thực hiện việc thông báo chuyển văn phòng công ty một cách chỉnh chu nhất có thể. Vì nó cũng sẽ thể hiện là công ty của bạn có thật sự chuyên nghiệp không.
Nội dung cơ bản của mẫu thông báo
Khi đã hoàn thành việc thông báo chuyển văn phòng cho nhân viên. Tiếp đến, việc bạn không nên quên là gửi thông báo đến đối tác và khách hàng.
Đây là nội dung cơ bản của mẫu thông báo chuyển nơi làm việc như sau:
- Trong mẫu thông báo cần cung cấp địa chỉ văn phòng làm việc mới, quốc hiệu, tiêu ngữ, logo và thông tin cơ bản về công ty
- Nêu lý do chuyển văn phòng
- Thời gian hoạt động làm việc tại nơi làm mới
- Một số thông tin khác về số điện thoại, email công ty, website,… (nếu không thay đổi thì vẫn cập nhật để khách hàng, đối tác có thể nhớ)
- Sau cùng , gửi lời cảm ơn đến khách hàng, đối tác đã và đang hợp tác với công ty
Hình thức của mẫu thông báo
Về mặt hình thức, bạn có thể soạn thành công văn – ký tên, đóng dấu mộc hoặc tự thiết kế theo mẫu đơn giản, ngắn gọn. Có thể kế hợp cả 2 để thông báo.
Phần nội dung và thiết kế mẫu thông báo chuyển văn phòng có thể thay đổi linh hoạt. Nó được định hướng tùy thuộc theo công ty
Hoàn tất nội dung thông báo gửi đến khách hàng và đối tác. Tiếp theo đó, bạn cần thông báo lên cơ quan Chi cục thuế, Công an khu vực để thay đổi địa chỉ khai thuế.
Chọn kênh thông báo
Đăng tải thông báo trên website của công ty.
Gửi email cho từng khách hàng.
Dán tờ thông báo tại văn phòng công ty
Đăng tải lên fanpage của các trang mạng xã hội (như Facebook, Instagram, Zalo,…)
Thời gian thông báo
Nên tiến hành thông báo trước tầm 1 tháng cho các đối tượng khách hàng, đối tác,… của doanh nghiệp. Nếu bạn không kịp thời gian, thì tối thiểu là thông báo trước 1 tuần, để tiện lợi cho việc đáp ứng nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng và đối tác.
Một số lưu ý khi chuyển văn phòng công ty
Các công việc cần làm trước khi chuyển văn phòng bạn không nên bỏ quên như sau:
- Mẫu thông báo chuyển văn phòng không được sai chính tả và cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản về công ty
- Thực hiện đủ các thủ tục khai báo theo quy định pháp luật
- Cập nhật địa chỉ mới của văn phòng công ty trên website và các văn bản hành chính như giao dịch, hợp đồng,…
- Thông báo đến bên dịch vụ chuyển phát, giao nhận của công ty
- Đóng gói và kiểm tra đồ dùng để di chuyển đến nơi làm mới
Trên đây, Kiến Vàng 247 đã cung cấp thông tin mẫu thông báo chuyển văn phòng đến bạn. Đây là việc quan trọng trước khi bạn chuyển dời văn phòng đến địa chỉ mới. Hy vọng ở bài viết trên giúp các bạn nắm rõ những vấn đề khi cần chuyển văn phòng.
>> Xem thêm: Cách lập kế hoạch chuyển văn phòng hợp lí và chi tiết nhất