Các bước lập kế hoạch chuyển văn phòng hợp lí và chi tiết

lập kế hoạch chuyển văn phòng

Chuyển văn phòng có thành công hay không nó phụ thuộc rất nhiều vào cách lập kế hoạch chuyển văn phòng của bạn. Nếu bạn đã quyết định di chuyển văn phòng, việc bạn nên làm là tạo ra kế hoạch. Đây cũng được xem là một trong những bước quan trọng trong việc thực hiện chuyển văn phòng. Nếu bạn vẫn chưa biết lập kế hoạch như nào là tốt. Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Kiến Vàng 247 nhé!

Các bước lập kế hoạch chuyển văn phòng tối ưu hiệu quả

Kế hoạch chuyển văn phòng được nghĩ ngay khi công ty có ý định chuyển văn phòng từ địa chỉ cũ sang một địa chỉ mới. Để tiết kiệm thời gian di chuyển văn phòng, công việc chuyển diễn ra hiệu quả và đảm bảo an toàn cho các trang thiết bị vật tư, giấy tờ, hàng hóa, hợp đồng và hạn chế tối đa sự ảnh hưởng đối với doanh nghiệp.

Bước 1: Lập kế hoạch cho dự án

Thời gian hợp lý, cho bước lập kế hoạch để chuyển văn phòng là trước đó khoảng 06 tháng. Đối với một số doanh nghiệp lớn, việc lập kế hoạch này cũng có thể diễn ra từ 01 đến 02 năm. Vì vậy, ngay khi có thông tin về quyết định di chuyển văn phòng, bạn nên bắt đầu lập ngay kế hoạch dự án chi tiết. Và kế hoạch này sẽ bao gồm việc như sau:

  • Phác thảo chi tiết các công việc liên quan đến việc vận chuyển
  • Chọn người chịu trách nhiệm chính cho việc di chuyển văn phòng
  • Xác định nhiệm vụ của từng người trong từng công đoạn
  • Cho thời hạn để hoàn thành việc

Bước 2: Chọn và quyết định người phụ trách

Chọn ra một người có tố chất để làm điều phối viên di chuyển văn phòng.

Nhiệm vụ chính của người này là sẽ chịu trách nhiệm giám sát mọi khía cạnh của việc di chuyển. Vậy nên, cần lựa chọn ai đó có kỹ năng tổ chức sắp xếp tốt, có quyền và đại diện cho công ty.

Chọn người làm điều phối viên
Chọn người làm điều phối viên

Bước 3: Lập nhóm phụ trách

Đối với nhóm phụ trách này sẽ phải hợp tác chặt chẽ với điều phối viên tại văn phòng. Để có thể quan sát toàn bộ văn phòng và đảm bảo rằng không có gì bị quên hoặc mất khi đến chỗ mới. Theo sự hướng dẫn của điều phối viên, nhóm này sẽ chịu trách nhiệm:

  • Liệt kê nhiệm vụ cần di chuyển
  • Sắp xếp theo thứ tự của chúng
  • Phân công việc rõ ràng cho từng người
  • Thiết lập ra thời gian để hoàn thành mục tiêu

Ở nhóm phụ trách di chuyển cần có những am hiểu kiến thức về luồng công việc. Đối với các công ty lĩnh vực công nghệ, nên chọn nhân viên có chuyên môn để bảo đảm tất cả máy tính, ổ cứng, điện thoại và công nghệ hàng ngày khác đều được xử lí tốt

Bước 4: Thiết lập thời gian biểu cụ thể

Phải tìm hiểu kĩ, thời điểm hợp đồng thuê văn phòng hiện tại kết thúc trước khi bắt đầu tạo thời gian biểu. Sau đó là chọn ngày di chuyển thích hợp. Chọn được ngày di chuyển, bạn nên bắt đầu vào chi tiết. Như việc mất bao lâu để xây dựng và hoàn thành mọi thứ ở văn phòng mới.

Bước 5: Xác định ngân sách chi tiêu

Đối với ngân sách tái định cư nó sẽ phụ thuộc vào kích thước văn phòng của bạn, các dịch vụ bên ngoài mà bạn thuê (chẳng hạn như là dịch vụ văn phòng nhỏ, dịch vụ văn phòng trọn gói) và bạn có định nâng cấp thêm thiết bị và đồ dùng cho văn phòng bạn. Bạn cũng phải dự kiến thêm 1 khoản cho phần “bảo hiểm”, cho khoản di chuyển. Vì bởi, trong quá trình thực hiện có thể nhiều đồ dùng sẽ bị hư hỏng hoặc không phù hợp cho văn phòng mới.

Chọn sử dụng các dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, có thể sẽ thêm phần tốn kém, tăng chi phí, nhưng nó sẽ rất thuận tiện trong quá trình vận chuyển đóng gói đồ đạc không bị vỡ bể.

Dự trù ngân sách chi tiêu
Dự trù ngân sách chi tiêu

Bước 6: Tìm kiếm chỗ thuê văn phòng mới

Xác lập kế hoạch cho việc thuê văn phòng mới, liệt kê các yêu cầu thuê dựa theo mục đích sử dụng, ngân sách, lĩnh vực kinh doanh hiện tại và tương lai của công ty.

Một số các tiêu chí thuê văn phòng bao gồm:

  • Diện tích, vị trí, ngân sách, thời gian thuê và giá thuê
  • Đặc điểm của bất động sản: Chỗ đỗ xe, hệ thống điều hòa quạt thông gió, kết nối giao thông
  • Các mốc thời gian: Thời gian chậm nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công sửa sang nội thất, lễ nhập trạch, ngày bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới.
  • Yêu cầu khác: Thương hiệu tòa nhà, tiện ích xung quanh, vấn đề về phong thủy.

Việc bạn liệt kê tiêu chí chi tiết, dựa trên nhu cầu sử dụng sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng và suôn sẻ.

Bước 7: Lên kế hoạch cho văn phòng mới

Khi lập kế hoạch dự án nên bao gồm luôn kế hoạch di dời văn phòng tùy chỉnh. Hãy tính đến những thứ như số lượng nhân viên, số lượng thiết bị trong công ty của bạn và sẽ di chuyển bằng phương tiện nào. Kế hoạch di dời và chuẩn bị cho văn phòng mới:

Kế hoạch sắp xếp cho văn phòng mới: 

  • Liên hệ và cùng làm việc với bên đơn vị thiết kế văn phòng để sắp xếp vị trí của đồ nội thất, không gian chung, không gian làm việc, thiết bị văn phòng,…
  • Đây cũng như là cơ hội để sắp xếp lại mọi thứ, cải thiện vấn đề về không gian làm việc so với trước đây.

Kiểm tra đồ dùng và các trang thiết bị hiện có:

  • Chọn lọc các đồ dùng bên văn phòng cũ còn sử dụng được để đem qua văn phòng mới. Cái gì không dùng được nên loại bỏ hoặc thay thế nó bằng vật dụng khác.
Kế hoạch sắp xếp cho văn phòng
Lên kế hoạch sắp xếp cho văn phòng mới

Bước 8: Thông báo đến nhà cung cấp

Bạn nên thông báo đến các đơn vị cung cấp và đối tác hiện tại biết thời gian chuyển đến văn phòng mới của công ty. Những đơn vị này sẽ gồm:

  • Dịch vụ chuyển phát nhanh, bưu điện
  • Đơn vị cung cấp dịch vụ như điện thoại, trung kế, dữ liệu cho công ty
  • Một số phòng ban nhà nước như công an khu vực, thuế,…
  • Thông tin đến khách hàng của công ty
  • Gửi mail cho đối tác về vấn đề chuyển văn phòng mới này.

Các lưu ý cần tránh khi chuyển văn phòng

Không lập kế hoạch cụ thể

Bạn sẽ cảm thấy bị “rối tung” và khó kiểm soát nếu như không có báo cáo, kế hoạch cụ thể cho việc chuyển văn phòng này.

Dành ra một ít thời gian cho việc tìm kiến và xem xét văn phòng mới

Một vài doanh nghiệp khi thuê văn phòng mới, chỉ lướt sơ qua và đưa ra quyết định. Nếu như chỉ dành ra thời gian ngắn để xem văn phòng, xem diện thích thuê, chụp một vài ảnh và không ghi chép. Sau đó nhanh chóng đàm phán và ký kết hợp đồng. Như vậy bạn sẽ có rất nhiều rủi ro tiềm ẩn trong việc thuê văn phòng.

Thời gian tìm thuê văn phòng mới trong thời gian ngắn

Trường hợp bất khả kháng, không có thời gian để tìm hiểu, lựa chọn tòa nhà trước thời điểm thuê là 04 – 06 tháng.

Vì nếu thời gian tìm quá ngắn sẽ dễ dẫn đến rủi ro, thời gian không đủ để đàm phán về giá thuê, văn phòng chưa thật sự phù hợp với nhu cầu sử dụng, mua sắm nội thất vội dẫn đến việc thiếu thưa và rất nhiều hạng mục khác bị liên quan.
Việc lập kế hoạch di dời văn phòng chi tiết, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều khoản chi. Đồng thời rút ngắn được thời gian chuyển dọn, để đảm bảo không ảnh hưởng tiến độ công việc.
Hãy tham khảo các bước lập kế hoạch chuyển văn phòng được Kiến Vàng 247 nêu trên. Và chọn ra các bước phù hợp với công ty của bạn để áp dụng. Chúc việc di dời văn phòng được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng.
>> Xem thêm: Cách Xem Ngày Tốt Chuyển Văn Phòng (mới nhất 2023)