Xem nhanh
Trợ lý là nghề khá ‘hot’ và nhận được nhiều sự quan tâm của người lao động, trong đó trợ lý tổng giám đốc là vị trí rất hấp dẫn và được xem là cánh tay đắc lực của sếp. Công việc này mang đến cho bạn cơ hội thăng tiến cũng như kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích trong tương lai. Để theo đuổi công việc này, bạn cần phải trang bị thật nhiều kiến thức cho bản thân cũng như kỹ năng nghề nghiệp. Cụ thể công việc, nhiệm vụ và mức lương như thế nào. Dưới đây hãy cùng Kiến Vàng 247 tìm hiểu về công việc của Trợ lý Tổng giám đốc là gì? và các thông tin về liên quan nhé!!
Vị trí Trợ lý Tổng giám đốc là gì?
Trợ lý Tổng giám đốc (Assistant General Manager – AGM) là thư lý cấp cao là người hỗ trợ sắp xếp, đảm bảo các công việc thường ngày của tổng giám đốc được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất.
Để thực hiện tốt công việc này đòi hỏi AGM phải tích lũy nhiều kiến thức nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc cũng như kỹ năng trong ngành như: kỹ năng tổ chức, làm việc nhóm, sử dụng máy tính, phần mềm và kỹ năng giao tiếp. Vị trí công việc này, cần bạn luôn chủ động, sắp xếp chu toàn mọi công việc, nhất là khi Tổng giám đốc vắng mặt.
Mô tả công việc Trợ lý Tổng giám đốc
Mọi người đều nghĩ công việc trợ lý Tổng giám đốc là đơn giản, nhẹ nhàng như: Sắp xếp lịch làm việc, xử lý sổ sách, tạo và nhắc lịch hẹn với khách hàng, chuẩn bị giấy tờ và nội dung cuộc họp,.. Nhưng trên thực tế công việc này khó khăn và đòi hỏi nhiều kiến thức cũng như các kỹ năng riêng. Cụ thể công việc của một trợ lý Tổng giám đốc gồm:
- Trả lời điện thoại, tin nhắn, xử lý email và các thư quan trọng gửi đến.
- Đại diện Tổng giám đốc tham gia đón tiếp khách hàng, tổ chức các sự kiện ở công ty.
- Nghiên cứu, lập báo cáo, xử lý các tình huống, đàm phán, thương lượng với khách hàng và dự đoán nhu cầu kinh doanh.
- Tiếp nhận và triển khai các công việc của cấp trên xuống các phòng ban.
- Lên kế hoạch các cuộc họp, hội nghị, soạn thảo văn bản, nội dung, xây dựng lịch trình, hành trình bao gồm: đặt vé máy bay, chỗ ở, phương tiện đi lại.
- Đưa ra các quyết định khi Tổng giám đốc vắng mặt.
- Quản lý những tài liệu điện tử và giấy tờ.
- Lập báo cáo cho Tổng giám đốc hay các phòng ban khác.
- Trợ lý Tổng giám đốc có thể kiêm luôn việc tuyển dụng như: đăng tin, tìm kiếm, sàng lọc ứng viên và trực tiếp tham gia phỏng vấn,…
- Hoàn thành các dự án được phân công theo đúng tiến độ.
- Tham mưu cho Tổng giám đốc về kế hoạch, định hướng phát triển công ty.
- Theo dõi hỗ trợ các vấn đề liên quan đến nhân sự, lập ngân sách và giám sát nguồn ngân sách.
- Cập nhật, tóm tắt thông tin về các văn bản pháp luật mới, báo chí, xu hướng thị trường, ngành liên quan.
Vì sao nên chọn vị trí Trợ lý Tổng giám đốc?
Vị trí cung cấp các cơ hội về kinh nghiệm làm việc và học hỏi trong một môi trường doanh nghiệp, những kỹ năng thực tiễn cũng như cơ hội phát triển kỹ năng và nâng cao trình độ chuyên môn.
Có cơ hội tiếp xúc với nhiều công việc khác nhau
Vị trí này không chỉ thực hiện những công việc liên quan đến tin học văn phòng, sắp xếp lịch hội họp hay trực điện thoại mà còn đảm nhận rất nhiều công việc phức tạp hơn như: quản lý nhân sự, thủ tục hành chính, ngân sách, tập hợp và lập các báo cáo thông tin từ các phòng ban,…
Mở rộng mối quan hệ
Trong vai trò là một AGM, bạn sẽ thường xuyên song hành với Tổng giám đốc trong các cuộc gặp gỡ, trao đổi về công việc, tham gia hội họp, đi công tác,… Nhờ đó, các mối quan hệ của bạn sẽ dần rộng mở và bạn cũng nhận được nhiều cơ hội hơn trong sự nghiệp
Mức lương hấp dẫn
Hiện nay, mức lương trung bình của Trợ lý Tổng giám đốc sẽ phụ thuộc vào kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cũng như quy mô hoạt động của công ty. Nó được đánh giá khá cao từ từ 9-16 triệu đồng có thể lên đến 40-50 triệu đồng nếu là công ty nước ngoài và bạn giữ vai trò là cánh tay đắc lực của Tổng giám đốc. Cùng với đó là các chế độ đãi ngộ, phúc lợi hấp dẫn.
Có thể thấy nếu là một trợ lý Tổng giám đốc giỏi thì mức lương sẽ gấp đôi so với mức lương của một thư ký bình thường. Trong quá trình làm việc, nếu bạn thể hiện năng lực tốt thì cơ hội tăng lương và thăng tiến là tất nhiên.
Nhiều cơ hội thăng tiến
Trợ lý Tổng giám đốc là người luôn bên cạnh và theo sát Tổng giám đốc. Vì vậy, bạn sẽ có nhiều cơ hội học hỏi, tích lũy kinh nghiệm từ giám đốc và các quản lý cấp cao khác, thường xuyên được giao các tác vụ quan trọng và trách nhiệm cao, giúp bạn phát triển kỹ năng quản lý và lãnh đạo cũng như có cơ hội thực tế áp dụng những kiến thức và kỹ năng của mình.
Trong một số trường hợp, vị trí trợ lý giám đốc còn có thể là một bước ngoặt để tiến lên vị trí giám đốc hoặc quản lý cao cấp khác trong tương lai.
Những yêu cầu về nghề Trợ lý Tổng giám đốc
Để ứng tuyển vị trí công việc này thì cần phải đạt một số tiêu chí nhất định. Và yêu cầu tuyển dụng Trợ lý Tổng giám đốc cụ thể như sau:
Ngoại hình là một lợi thế
Bạn sẽ phải giao tiếp và làm việc với rất nhiều người, không chỉ là trong nội bộ mà còn với các đối tác bên ngoài. Vì vậy, một ngoại hình sáng, chỉnh chu, gọn gàng, sạch sẽ, thân hình cân đối, gương mặt ưa nhìn và tác phong nhanh nhẹn là một lợi thế cho vị trí này.
Trình độ chuyên môn
Vị trí này đòi hỏi trình độ đại học trở lên ở các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, marketing, kinh tế,.. và có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực của doanh nghiệp.
Ví dụ: Nếu bạn muốn ứng tuyển vị trí AGM của các công ty xuất, nhập khẩu thì bạn cần phải am hiểu kiến thức về Incoterms, thủ tục xuất nhập khẩu, hiểu rõ về luật kinh doanh,…
Kinh nghiệm làm việc
Yêu cầu kinh nghiệm tối thiểu vị trí này là từ 2 – 3 năm làm việc ở vị trí tương đương.
Các kỹ năng cần có
Kỹ năng ứng xử
Tính chất công việc này là thường xuyên tiếp xúc với nhiều người nên cần ăn nói lưu loát, khéo léo và nhạy bén trong cách ứng xử. Một trợ lý giỏi cần có khả năng đọc ngôn ngữ cơ thể, nét mặt của Tổng giám đốc, khách hàng để có cách ứng xử khéo léo giúp duy trì mối quan hệ của đôi bên giúp công việc diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả hơn.
Kỹ năng tin học văn phòng
Sử dụng thành thạo, am hiểu các công cụ tin học văn phòng sẽ giúp bạn hoàn thành tốt các công việc liên quan đến lưu trữ như: Báo cáo, chuẩn bị tài liệu, chứng từ, văn thư,…
Kỹ năng ngoại ngữ
Thành thạo ngoại ngữ là một lợi thế rất lớn. Với sự hội nhập quốc tế mạnh mẽ các công ty nước ngoài đầu tư rất nhiều vào Việt nam nên việc trang bị trình độ ngoại ngữ tốt, tối thiểu là tiếng Anh sẽ hỗ trợ cho công việc này rất nhiều
Kỹ năng lên kế hoạch, sắp xếp thời gian
Trợ lý đó là không chỉ là lên lịch trình cho công việc của Tổng giám đốc mà còn phải đảm bảo công việc của mình và cả tiến độ triển khai công việc của các phòng ban luôn hoàn thành Vậy nên kỹ năng tổ chức và quản lý là rất cần thiết. Quản lý thời gian tốt, xây dựng kế hoạch khoa học sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức trong công việc.
Tính quyết đoán
Đây là một phẩm chất không thể thiếu đối với người trợ lý. Họ có thể tham mưu cho Tổng giám đốc, thường xuyên thay mặt sếp để giải quyết những công việc khi sếp vắng mặt. Để thực hiện được điều này thì bắt buộc bạn phải có khả năng lập luận nhanh chóng và đưa ra quyết định một cách quyết đoán, chính xác.
Do vậy, mỗi trợ lý cần phải rèn luyện cho mình khả năng làm việc độc lập, quyết đoán.
Qua bài viết vừa rồi, bạn đã thực sự hiểu tính chất của công việc trợ lý Tổng giám đốc là gì chưa? Kiến Vàng 247 tin rằng mỗi ngành nghề đều có những ưu và khuyết điểm của nó chỉ cần bạn đủ yêu thích và nỗ lực, bạn nhất định sẽ gặt hái được thành công. Hy vọng đây sẽ là phần tài liệu tham khảo hữu ích cho bạn trong quá trình tìm việc làm.
>>Xem thêm: Cách quản lý nhân viên hiệu quả mà doanh nghiệp cần biết