Xem nhanh
Hồ sơ nhân sự đóng một vai trò hết sức quan trọng đối với hầu hết doanh nghiệp trong việc kiểm soát và quản lý hệ thống toàn bộ nhân sự. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách chính xác, hiệu quả nhất. Vậy lưu trữ như thế nào cho đúng cách? Quy định về quản lý hồ sơ nhân sự có những gì? Mời các bạn cùng đón xem bài viết sau đây của Kiến Vàng 247 nhé.
Hồ sơ nhân sự là gì?
Có thể hiểu hồ sơ nhân sự chính là nơi để lưu trữ toàn bộ thông tin quan trọng của các nhân sự trong một công ty như: sơ yếu lý lịch, thông tin về bảo hiểm, lịch sử công tác của các nhân sự, chế độ lương thưởng hiện tại,… Những thông tin cơ bản về nhân sự trong một tổ chức, cơ quan hoặc doanh nghiệp nào đó cần phải được tập trung lại để quản lý. Trong nhiều trường hợp bộ phận nhân sự sẽ có thể dựa vào hồ sơ nhân sự được lưu trữ để có thể đưa ra các chế độ lương thưởng phù hợp.
Thông tin trong hồ sơ rất quan trọng đối với việc quản lý của hành chính nhân sự. Các bản hồ sơ này có thể được sử dụng trong tính toán bảng lương hoặc bảng chấm công. Do đó, hồ sơ nhân viên của doanh nghiệp phải được lưu trữ cẩn thận.
Hồ sơ cá nhân của nhân viên gồm những gì?
Doanh nghiệp trước tiên phải nắm được các thành phần chính của hồ sơ nhân sự trước khi tìm hiểu về các quy tắc lưu trữ sau đây:
Hồ sơ nhân sự đối với đối tượng trong giai đoạn thử việc
Trong hầu hết các trường hợp, hồ sơ phải bao gồm các tài liệu sau:
- Đơn xin việc
- Sơ yếu lý lịch
- Giấy chứng minh thư, CCCD photo có công chứng của người lao động
- Các loại giấy tờ bằng cấp photo công chứng của người lao động
Nếu người nước ngoài làm việc cho công ty thì phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trên. Ngoài ra, người lao động nước ngoài phải có visa lưu trú còn hạn hợp lệ. Và giấy phép lao động để làm việc tại Việt Nam. Đối với người lao động trong công ty trong độ tuổi từ 15 đến 18. Người sử dụng lao động phải xác nhận rằng họ đã đồng ý giao kết và được sử dụng bằng văn bản.
Hồ sơ nhân sự dành cho đối tượng dưới 15 tuổi
Nếu công ty có sử dụng người lao động dưới 15 tuổi. Trong hồ sơ cần phải được đảm bảo các loại giấy tờ sau:
- CMND hoặc hộ chiếu photo công chứng của người đại diện theo pháp luật của người lao động.
- Văn bản cho phép người đại diện theo pháp luật thay mặt người lao động dưới 15 tuổi ký kết hợp đồng.
Khi công ty đã nhận được đầy đủ tất cả các giấy tờ này thì coi như đã có đầy đủ hồ sơ nhân sự lưu trữ trong công ty.
Hồ sơ nhân sự cho người lao động là nhân viên chính thức
Nhân viên chính thức sẽ cần phải bổ sung thêm giấy tờ vào bộ hồ sơ thử việc trước đó. Sẽ bao gồm các loại giấy tờ phát sinh cần thiết trong quá trình làm việc. Hồ sơ nhân sự cần lưu trữ bao gồm:
- Hợp đồng lao động chính thức do công ty soạn ra. Và cả người lao động và người sử dụng lao động cùng ký.
- Các khoản mà doanh nghiệp sẽ trả cho bảo hiểm nhân viên. Tiền lương hàng tháng của nhân viên sẽ quyết định mức đóng.
- Phụ lục hợp đồng lao động
- Khi cần thăng chức hoặc tăng lương cho nhân viên, công ty sẽ đưa ra các quyết định nội bộ.
- Đối với một số loại giấy tờ mà nhân viên có liên quan. Cần phải có 2 bản, chữ ký đầy đủ và lưu trữ nội bộ.
Nhân viên chính thức yêu cầu tài liệu bổ sung. Do đó, các công ty phải thận trọng hơn khi lưu trữ hồ sơ của nhân viên.
Các quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự mới nhất
Trong một công ty, hồ sơ nhân sự là yếu tố khá quan trọng. Các nguyên tắc và quy định của việc lưu giữ hồ sơ nhân sự hiệu quả phải được phòng hành chính nhân sự nắm rõ. Không thể bỏ qua ba quy định quan trọng về cách lưu trữ hồ sơ mà Pháp luật Việt Nam đã ban hành:
- Khi doanh nghiệp nộp tờ khai thuế cho cơ quan thuế, tất cả hồ sơ nhân viên phải được gắn liền với hồ sơ lương. Bởi vì, hầu hết các trường hợp, doanh nghiệp sẽ lưu trữ hồ sơ. Và khi thanh tra thuế đến xem xét quyết toán của cơ quan thuế thì doanh nghiệp mới nộp hồ sơ.
- Hồ sơ nhân viên sẽ được lưu trữ trong doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên. Đồng thời chúng sẽ gắn liền với quá trình lao động của tổ chức.
- Các yếu tố sau sẽ được đưa vào bộ HSNS lưu tại doanh nghiệp: Lương, thưởng, phạt của người lao động do luật lao động quy định. Nhân viên được trả lương theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp sẽ lưu giữ hồ sơ nhân viên theo cùng một cách. Tùy theo yêu cầu mà việc lưu trữ hồ sơ của mỗi công ty sẽ thay đổi.
Với sự quan trọng của hồ sơ nhân sự là như vậy, bên phía hành chính nhân sự cũng cần là người nắm rõ nhất về toàn bộ những yêu cầu để hạn chế những việc tối thiểu mất mát, thiếu sót trong quá trình lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp.
Trên đây là những thông tin chi tiết về hồ sơ nhân sự và quy tắc lưu trữ hồ sơ mà Kiến Vàng 247 gửi đến các bạn. Thông qua bài viết, sẽ giúp bạn hiểu được phần nào về vai trò của bộ hồ sơ đối với công tác quản lý nhân sự.
>> Xem thêm: Nhân viên thời vụ là gì? Những lưu ý khi làm thời vụ