Hồ sơ nhân sự là gì? Quy tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự

hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự chính xác là gì? Năm 2022, quy tắc lưu trữ hồ sơ sự là gì? Quản lý nguồn nhân lực luôn là khâu quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh. Do đó, bộ phận quản lý nhân sự phải luôn chú ý đến việc quản lý và thu thập hồ sơ của nhân sự.

Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự được coi là nơi quan trọng lưu trữ mọi thông tin nhân sự. Thông tin quan trọng về nhân viên trong công ty. Chẳng hạn như thông tin sơ yếu lý lịch, bảo hiểm, quá trình làm việc, thông tin thu nhập và tiền thưởng, và thông tin đơn xin nghỉ phép.

Khái niện hồ sơ của nhân sự
Khái niện hồ sơ của nhân sự

Thông tin trong hồ sơ rất quan trọng đối với việc quản lý của hành chính nhân sự. Các bản hồ sơ này có thể được sử dụng trong tính toán bảng lương hoặc bảng chấm công. Do đó, hồ sơ nhân viên của doanh nghiệp phải được lưu trữ cẩn thận.

Hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Doanh nghiệp trước tiên phải nắm được các thành phần chính của hồ sơ nhân sự trước khi tìm hiểu về các quy tắc lưu trữ sau đây:

 Đối với người lao động đang thử việc

  • Trong hầu hết các trường hợp, hồ sơ phải bao gồm các tài liệu sau:
  • Đơn xin tuyển dụng
  • Sơ yếu lý lịch
  • Bản photo chứng minh thư, bản sao công chứng các giấy tờ bằng cấp

Nếu người nước ngoài làm việc cho công ty thì phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trên. Ngoài ra, người lao động nước ngoài phải có visa lưu trú còn hạn hợp lệ. Và giấy phép lao động để làm việc tại Việt Nam. Đối với người lao động trong công ty trong độ tuổi từ 15 đến 18. Người sử dụng lao động phải xác nhận rằng họ đã đồng ý giao kết và được sử dụng bằng văn bản.

Người lao động từ 15 tuổi trở xuống

Nếu công ty có sử dụng người lao động dưới 15 tuổi. Các tài liệu sau đây phải được đảm bảo:

  • Người đại diện theo pháp luật của người lao động phải có công chứng chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu photo.
  • Văn bản cho phép người đại diện theo pháp luật thay mặt người lao động ký kết hợp đồng.

Khi công ty đã nhận được đầy đủ tất cả các giấy tờ này thì coi như đã có đầy đủ hồ sơ trong công ty.

Những giấy tờ cần thiết đối với người lao động từ 15 tuồi trở xuống
Những giấy tờ cần thiết đối với người lao động từ 15 tuồi trở xuống

Hồ sơ nhân viên của người lao động chính thức

Nhân viên chính thức sẽ cần bổ sung thêm giấy tờ vào bộ hồ sơ thử việc trước khi họ được công ty tuyển dụng toàn thời gian. Trong quá trình làm việc sẽ kèm theo các giấy tờ phát sinh, cần thiết. Hồ sơ sau đây phải được lưu giữ:

  • Hợp đồng lao động chính thức do công ty soạn ra. Và cả người lao động và người sử dụng lao động cùng ký.
  • Các khoản mà doanh nghiệp sẽ trả cho bảo hiểm nhân viên. Tiền lương hàng tháng của nhân viên sẽ quyết định mức đóng.
  • Phụ lục hợp đồng lao động
  • Khi cần thăng chức hoặc tăng lương cho nhân viên, công ty sẽ đưa ra các quyết định nội bộ.
  • Đối với một số loại giấy tờ mà nhân viên có liên quan. Cần phải có 2 bản, chữ ký đầy đủ và lưu trữ nội bộ.

Nhân viên chính thức yêu cầu tài liệu bổ sung. Do đó, các công ty phải thận trọng hơn khi lưu trữ hồ sơ của nhân viên.

Các quy định về hồ sơ nhân sự

Trong một công ty, hồ sơ nhân sự là yếu tố khá quan trọng. Các nguyên tắc và quy định của việc lưu giữ hồ sơ hiệu quả phải được quản lý nhân sự nắm rõ. Không thể bỏ qua ba quy định quan trọng về cách lưu trữ hồ sơ mà Pháp luật Việt Nam đã ban hành:

  • Khi doanh nghiệp nộp tờ khai thuế cho cơ quan thuế, tất cả hồ sơ nhân viên phải được gắn liền với hồ sơ lương. Bởi vì, hầu hết các trường hợp, doanh nghiệp sẽ lưu trữ hồ sơ. Và khi thanh tra thuế đến xem xét quyết toán của cơ quan thuế thì doanh nghiệp mới nộp hồ sơ.
  • Hồ sơ nhân viên sẽ được lưu trữ trong doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên. Đồng thời chúng sẽ gắn liền với quá trình lao động của tổ chức.
  • Các yếu tố sau sẽ được đưa vào bộ HSNS lưu tại doanh nghiệp: Lương, thưởng, phạt của người lao động do luật lao động quy định. Nhân viên được trả lương theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp sẽ lưu giữ hồ sơ nhân viên theo cùng một cách. Tùy theo yêu cầu mà việc lưu trữ hồ sơ của mỗi công ty sẽ thay đổi.
  • Với tầm quan trọng của hồ sơ, bên hành chính nhân sự cần hiểu rõ nhất về tất cả các yêu cầu của hồ sơ. Khi lưu giữ hồ sơ tại nơi làm việc, cần đặc biệt lưu ý.
Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân viên
Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân viên

Trên đây là những thông tin chi tiết về hồ sơ nhân sự và quy tắc lưu trữ hồ sơ mà Kiến Vàng 247 gửi đến các bạn. Thông qua bài viết, sẽ giúp bạn hiểu được phần nào về vai trò của bộ hồ sơ đối với công tác quản lý nhân sự.

>> Xem thêm: Nhân viên thời vụ là gì? Những lưu ý khi làm thời vụ