Xem nhanh
Checklist là gì? Hầu hết mọi người cảm thấy như họ không kiểm soát được công việc hàng ngày của mình vì họ cứ chồng chất công việc ngày này qua ngày khác, khiến họ kiệt sức và căng thẳng. Vì lý do này, danh sách checklist đã ra đời. Vậy checklist là gì? Hãy cùng Kiến Vàng 247 tìm hiểu những thông tin về checklist trong bài viết dưới đây nhé!
Checklist là gì?
Checklist là gì? Checklist là danh sách các công việc cụ thể phải được thực hiện như một phần của quy trình để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định. Mục đích chính của nó là đảm bảo rằng không có nhiệm vụ nào, dù nhỏ đến mức nào, bị bỏ qua. Một danh sách checklist sẽ đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách chính xác và đạt hiệu quả.
Checklist hiện đang được sử dụng trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề. Thực tế cần có một checklist nếu bạn muốn đảm bảo rằng tất cả các hoạt động của bạn đều diễn ra suôn sẻ mà không gặp trở ngại nào. Nó rất cần thiết với cả nhân viên và quản lý. Bạn có thể tạo danh sách checklist các công việc hàng ngày, các dự án, các nhiệm vụ… bằng phần mềm Excel thay vì viết chúng ra giấy.
Phân biệt giữa checklist và to-do list
Hai khái niệm này thường xuyên bị nhầm lẫn và ngày càng được sử dụng đồng nghĩa với nhau.
- To – do list chỉ đơn giản là danh sách những việc cần làm (có thể không liên quan gì đến nhau. Chẳng hạn như những việc phải làm vào sáng nay).
- Checklist là danh sách các công việc cần làm để hoàn thành một quy trình nào đó một cách hiệu quả nhất. Chắc chắn rằng không có công việc nào bị bỏ sót và hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất có thể. Do đó, những công việc trong checklist thường được liệt kê theo thứ tự và được kết nối với nhau.
- Một to-do list sẽ bao gồm nhiều checklist. Nói một cách đơn giản, checklist chứa tất cả các bước cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Trong khi to-do list là danh sách những việc cần làm.
Mục đích sử dụng bảng checklist trong công việc
Sau khi đã hiểu rõ checklist là gì. Điều tiếp theo bạn nên tìm hiểu là mục đích khi sử dụng checklist trong công việc là gì. Chúng ta có nhiều công việc khác nhau cần phải thực hiện và hoàn thành mỗi ngày. Nếu bạn không quản lý công việc, bạn sẽ luôn cảm thấy bị thúc ép về thời gian. Và căng thẳng ngay cả khi công việc đã làm xong được một nửa. Do đó, sử dụng checklist trong công việc sẽ đem lại cho bạn rất nhiều lợi ích.
Đối với nhân viên
Mục đích của checklist:
- Giúp ghi nhớ các nội dung công việc cần làm.
- Kiểm soát thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ.
- Đảm bảo quản lý công việc khoa học và hợp lý khi bạn sắp xếp công việc từ nhỏ đến lớn. Việc gì cần làm trước, việc gì cần làm sau.
Kết quả là bạn sẽ hoàn thành rất nhiều công việc đúng với mục tiêu và chiến lược đã đề ra. Ngoài ra, dựa trên checklist công việc cần làm, các bộ phận của công ty và doanh nghiệp sẽ phối hợp để cùng nhau làm việc. Giúp quy trình phục vụ khách hàng diễn ra thuận lợi. Củng cố các tiêu chuẩn của nhà hàng, khách sạn. Đáp ứng tiến độ công việc, đem đến cho khách hàng sự hài lòng tốt nhất.
Đối với cấp quản lý
Checklist hỗ trợ các cấp quản lý hình dung tổng thể công việc có ảnh hưởng đến kết quả. Giúp họ đưa ra định hướng và phân công công việc phù hợp với mỗi người để hoàn thành mục tiêu chung. Nếu có một sai lầm, người quản lý sẽ có thể xác định nó một cách nhanh chóng. Đưa ra các ý tưởng để khắc phục nó và có thêm cơ sở để đánh giá năng lực của nhân viên.
Ứng dụng của checklist trong ngành nghề công việc
Checklist công việc được sử dụng trong nhiều ngành nghê khác nhau. Vì nó cung cấp cho người dùng rất nhiều lợi ích. Dưới đây là một vài ứng dụng phổ biến của checklist công việc:
- Tạo danh sách kiểm tra trước chuyến bay và duyệt qua danh sách đó để đảm bảo không bỏ sót các mục quan trọng và vấn đề an toàn hàng không.
- Kiểm soát chất lượng kỹ thuật phần mềm, kiểm tra quy trình kỹ lưỡng, tiêu chuẩn hóa và tránh lỗi.
- Giúp ứng phó với những phức tạp của thực hành chuyển động.
- Giúp giảm thiểu các khiếu nại về những sai sót trong yêu cầu trách nhiệm công cộng bằng cách cung cấp các chứng cứ về hệ thống quản lý rủi ro đang sử dụng.
- Checklist được các nhà đầu tư sử dụng trong quá trình đầu tư.
- Theo dõi bộ sưu tập thẻ thể thao. Thẻ này có tác dụng kiểm tra việc cung cấp thông tin về các nội dung.
- Checklist thường được bao gồm ngẫu nhiên trong mỗi gói. Và là một công cụ được sử dụng phổ biến hiện nay.
Ưu điểm và nhược điểm của checklist là gì?
- Rõ ràng từ mục đích sử dụng và ứng dụng thực tế của checklist, có thể thấy được thấy ưu điểm lớn nhất của checklist là đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành mà không gặp khó khăn. Tạo checklist giúp người quản lý kiểm soát và phân công nhân sự hiệu quả nhất. Mỗi nhà quản lý nên tạo một bảng checklist công việc dựa trên tính chất, nền tảng và quy mô làm việc thực tế để đưa ra danh sách triển khai gần nhất và đem lại hiểu quả cao nhất cho người sử dụng.
- Bên cạnh các ưu điểm trên, checklist còn có một số hạn chế. Đó là sẽ làm giảm hiệu suất khi xử lý các vấn đề quan trọng về thời gian nếu bạn quá phụ thuộc vào checklist. Ví dụ các vấn đề khẩn cấp liên quan y tế hoặc trên chuyến bay.
Những thông tin trên của Kiến Vàng 247 sẽ giúp bạn hiểu rõ checklist là gì? Không phải ngẫu nhiên mmàchecklist ngày càng trở nên phổ biến trong cả cuộc sống hàng ngày và các hoạt động của công ty. Để đảm bảo rằng một đơn vị hoặc tổ chức được phát triển một cách tốt nhất và hiệu quả nhất thì việc xây dựng một bảng checklist là điều rất cần thiết. Với những thông tin được cung cấp ở trên, chúng tôi hy vọng bạn có thể xây dựng một bảng checklist tốt nhất và hiệu quả nhất cho mình.
>> Xem thêm: Cc trong gmail là gì? Cách phân biệt giữa Cc và Bcc