Cách viết mail xin nghỉ phép chuyên nghiệp hiệu quả

Mẫu mail xin nghỉ phép

Thay vì liên lạc hay viết đơn, giờ đây bạn có thể soạn thảo mail xin nghỉ phép và gửi ngay đến hòm thư của lãnh đạo, cấp trên chỉ với một thao tác đơn giản, tiết kiệm thời gian. Ngay trong bài viết ngày hôm nay Kiến Vàng 247 sẽ hướng dẫn cho bạn cách tạo một email nghỉ phép thuyết phục và chuyên nghiệp nhất trong bài viết hôm nay. Hãy cùng tham khảo ngay sau đây nhé!

Những lưu ý khi viết mail xin nghỉ phép

Khi một cá nhân cần thời gian để giải quyết công việc của bản thân thì sẽ cần phải viết mail xin nghỉ phép. Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp chấp nhận hình thức gửi email cá nhân để xin nghỉ phép. Điều này cho phép nhân viên tiết kiệm thời gian, linh hoạt hơn và đẩy nhanh quá trình phê duyệt nghỉ phép. Đặc biệt trong những trường hợp bất khả kháng như ốm đau, chăm sóc cha mẹ hoặc con cái ốm đau, v.v. Nhà tuyển dụng của bạn sẽ nhận thông tin sớm. Và đưa ra các quyết định điều phối nhân sự hợp lý nếu bạn gửi email xin phép.

Lưu ý khi viết email xin nghỉ phép
Lưu ý khi viết email xin nghỉ phép

Nghỉ phép theo đúng quy định của công ty

Mỗi nhà tuyển dụng sẽ có những quy định riêng cho việc xin nghỉ phép. Cả về thời gian và thủ tục. Ngay cả khi bạn chỉ là nhân viên thực tập. Bạn cũng phải tuân thủ các quy trình của công ty với tư cách là một nhân viên. Vì vậy, cho đến khi có điều gì đó không mong muốn xảy ra, bạn nên căn cứ theo các quy tắc tại nơi làm việc để tìm ra cách tốt nhất để viết mail xin nghỉ phép khi bạn có việc riêng cần thời gian giải quyết nhé!

Lý do xin nghỉ phép phải chính đáng

Sau khi được cấp trên xem xét, công việc trong từng bộ phận hoặc toàn tổ chức sẽ được chia sẻ cho những người lao động để triển khai và thực hiện. Mỗi nhân viên trong tổ chức sẽ phụ trách một thành phần chung. Điều này có nghĩa là nếu bạn yêu cầu nghỉ phép. Nhiệm vụ của bạn sẽ phải được giao lại cho một hoặc nhiều nhân viên khác để công việc chung được hoàn thành đúng thời hạn.

Vì vậy, nếu việc nghỉ phép không thực sự cần thiết, bạn có thể sắp xếp để giải quyết những vấn đề cá nhân vào cuối tuần hoặc sau giờ làm việc. Nếu bạn cần nghỉ việc, hãy chắc chắn rằng bạn có lý do chính đáng. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với cấp trên của bạn mà còn đối với đồng nghiệp của bạn. Những người sẽ hỗ trợ bạn khi bạn vắng mặt tại văn phòng.

Lý do xin phép phải chính đáng
Lý do xin phép phải chính đáng

Xin phép càng sớm càng tốt

Khi bạn cần thời gian để giải quyết những công việc cá nhân, hãy viết email cho cấp trên hoặc bộ phận nhân sự càng sớm càng tốt để được hỗ trợ. Hạn chế những trường hợp bạn gửi email vội vàng hoặc đã nghỉ rồi mới gửi mail xin nghỉ phép cho công ty. Bạn sẽ bị không chỉ sếp mà cả lãnh đạo công ty đánh giá là thiếu chuẩn bị. Thiếu chuyên nghiệp và có thái độ không tốt trong công việc. Điều này sẽ có tác động đáng kể đến cả quá trình làm việc hiện tại và tương lai của bạn tại công ty.

Sắp xếp người có thể hỗ trợ công việc

Khi xin nghỉ phép theo kế hoạch, bạn nên chủ động tìm kiếm sự hỗ trợ từ các đồng nghiệp trong cùng nhóm. Hoặc bộ phận để giúp thực hiện các nhiệm vụ chính khi bạn vắng mặt. Bạn nên thông báo cho cấp trên khi đã thu xếp xong. Điều này chứng tỏ bạn là người chủ động trong công việc. Sẽ được sếp và cấp trên đánh giá tích cực.

Để lại thông tin liên hệ khi nghỉ phép

Trong thời gian bạn vắng mặt, công ty thường sẽ nhanh chóng bổ nhiệm người thay thế để đảm nhận các nhiệm vụ quan trọng. Tuy nhiên, có thể trong khi giải quyết công việc, người đó yêu cầu thêm thông tin. Hoặc tệ hơn là không thể giải quyết vấn đề cho bạn. Trong trường hợp này, thông tin liên lạc bạn để lại trước khi nghỉ phép sẽ đảm bảo rằng công việc của bạn không bị trì hoãn. Từ đó giúp bạn thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp của mình. Và ghi điểm với sếp của mình.

Để thông tin liên hệ khi nghỉ
Để thông tin liên hệ khi nghỉ

Trình bày rõ ràng, cụ thể

Thời gian luôn có giá trị, đặc biệt là đối với những người đảm nhiệm những công việc cấp cao như trưởng nhóm, trưởng bộ phận, giám đốc bộ phận, v.v. Vì thế không ai muốn tốn quá nhiều thời gian đến đọc một mail xin nghỉ phép. Do đó, đối với mục đích viết email, bạn nên cân nhắc sử dụng các từ ngữ lịch sự và trình bày chúng một cách rõ ràng và cụ thể. Tránh viết nhiều và lan man, vì điều này làm lãng phí thời gian của cả bạn và người nhận và hiện bạn thiếu chuyên nghiệp.

Các mẫu email xin nghỉ phép

Có rất nhiều cách để viết một email nghỉ phép chuyên nghiệp. Ngắn gọn và súc tích để bạn tham khảo hiện nay. Từ đó, hãy tạo một mẫu mail xin nghỉ phép chuyên nghiệp để sử dụng trong trường hợp nghỉ phép đột ngột. Bạn có thể sử dụng các mẫu email nghỉ phép phổ biến sau đây làm hướng dẫn.

Mẫu 1: Thông báo cho đồng nghiệp trong nhóm của mình

Hello Team,

Xin lỗi mọi người, nhưng hôm nay tôi không thể đi làm được. Tôi bị ốm (đau dạ dày, cúm/ cảm lạnh,…). Vì thế, hôm nãy tôi sẽ nghỉ làm. Nhưng tôi vẫn có thể (trả lời email/làm việc từ xa).”

Mẫu 2: Mẫu mail xin nghỉ phép một ngày

“Xin chào (Tên của cấp trên),

Tôi viết email này để xin được nghỉ phép ngày hôm nay (Ngày..) vì tôi đang bị ốm…). Tôi sẵn sàng trả lời các email nếu bạn cần hỗ trợ gấp, nhưng để đảm bảo công việc không bị trì trệ thì (tên đồng nghiệp) sẽ giúp tôi giải quyết các công việc ngày hôm nay.

Mong anh/chị thông cảm,

(Tên của bạn)

Cách viết email xin nghỉ
Cách viết email xin nghỉ

Mẫu 3: Sử dụng trong trường hợp bệnh nặng yêu cầu sử dụng đơn nghỉ phép

Mẫu mail xin nghỉ phép này sẽ dùng khi bạn có giấy chuẩn đoán từ bác sĩ và bạn muốn dùng ngày phép của mình để bù đắp cho sự vắng mặt đó.

“Kính gửi (tên cấp trên của bạn),

Tôi xin lỗi vì không thể làm việc vào hôm nay vì tôi cảm thấy không khỏe và bị (các triệu chứng đang gặp phải). Vào đêm qua, tôi đã phải đến bệnh viện và bác sĩ đã chuẩn đoán rằng tôi đã bị bệnh…(chẩn đoán của bác sĩ).

Bác sĩ yêu cầu (nghỉ bệnh … ngày) do tôi ( sẽ lây bệnh, cần nghỉ ngơi). Do đó, tôi có đề nghị (tên đồng nghiệp của bạn) sẽ tiếp quản công việc của tôi với (tên khách hàng) vào ngày mai. Họ sẽ tiếp quản mọi công việc của tôi khi tôi không có mặt. Nếu (anh/chị) cần hỗ trợ gấp tôi có thể trả lời qua email.

Trân trọng,

(Tên của bạn)”

Kiến Vàng 247 mong rằng những thông tin trên về cách viết mail xin nghỉ phép sẽ có ích và phù hợp với công ty bạn. Chúc các bạn thành công!

>> Xem thêm: JD là gì? Vai trò và ý nghĩa của JD bạn cần nên biết