Sale admin là gì? Những vấn đề liên quan đến Sale admin

Trong marketing thì Sale admin là cái tên được nhắc đến rất nhiều. Hiện nay, có nhiều bạn trẻ đam mê về lĩnh vực kinh doanh nên muốn theo đuổi công việc này nhưng vẫn đang còn mập mờ vì không biết nên bắt đầu tìm hiểu từ đâu. Hôm nay, Kiến Vàng 247 xin chia sẻ tất cả những thông tin như Sale admin là gì? Những kỹ năng cần thiết khi làm Quản trị viên bán hàng và những vấn đề liên quan khác để mọi người biết rõ hơn.

Sale admin là gì?

Sale Admin (hay còn gọi Sale Administrator) là thư ký phòng kinh doanh hay trợ lý kinh doanh, làm việc dưới sự kiểm soát, điều hành của Giám đốc kinh doanh hoặc Trưởng phòng. Nhiệm vụ chính của Sale Admin là phối hợp với các bộ phận khác nhằm hỗ trợ các hoạt động kinh doanh, bán hàng được thực hiện và hoàn thành một cách tốt nhất, mang lại nguồn lợi nhuận cao cho công ty.

Công việc của Sale admin

Tùy thuộc vào quy mô hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà Sale admin được xếp vào các vị trí và có trách nhiệm quyền hạn khác nhau. Nhìn chung, nhân viên ở vị trí này có các trách nhiệm sau:

• Hỗ trợ Trưởng bộ phận, các nhân viên Sale khác lập các kế hoạch, chiến lược kinh doanh. Đồng thời theo dõi, xử lý các vấn đề phát sinh để kịp thời báo cáo lên cấp trên.
• Chuẩn bị, soạn thảo, xử lý các văn bản và giấy tờ, hồ sơ, hợp đổng, thư từ… của khách hàng cũng như bộ phận bán hàng.
• Tiếp nhận các thông tin, cập nhật dữ liệu, tình hình hoạt động của bộ phận một cách chính xác và đầy đủ.
• Phụ trách liên hệ với các nhà cung ứng, đối tác, khách hàng; trực tiếp hỗ trợ khách hàng trong các hoạt động kinh doanh.
• Báo cáo doanh số hàng tuần / hàng tháng / hàng quý / hàng năm cho người quản lý, người quản lý bán hàng, cập nhật dữ liệu bán hàng, lập báo cáo bán hàng chi tiết, doanh thu, nợ nhân viên bán hàng.
• Hỗ trợ trưởng bộ phận các công việc hành chính, thực hiện một số công việc hỗ trợ khác cho bộ phận bán hàng, nếu được chỉ đạo của cấp trên.

Tại các nhà hàng, khách sạn Quản trị bán hàng thường thường sẽ hỗ trợ Sale Manager trong việc quản lý và đào tạo nhân viên của bộ phận. Liên hệ và phối hợp với các bộ phận khác về các chương trình, hoạt động khuyến mại, sự kiện đang diễn ra. Thu thập và tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới. Trao đổi và chăm sóc khách hàng,…

Nhiệm vụ chính của Sale Admin trong doanh nghiệp

Nhận và xử lý đơn hàng

Các đơn đặt hàng của khách hàng có thể được đặt qua điện thoại, email, qua bưu điện, trang web của doanh nghiệp, đơn đặt hàng được gửi từ đại diện bán hàng hoặc bộ phận bán hàng qua điện thoại của công ty.

Lúc này, công việc của Sale Admin là kiểm tra tình trạng đơn hàng để đảm bảo rằng khách hàng đã cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về hàng hóa, dịch vụ mà họ đã đặt như giá cả, chiết khấu, số lượng,…

Họ cũng sẽ liên hệ trực tiếp với khách hàng để bổ sung thông tin còn thiếu hoặc làm rõ các câu hỏi về đơn đặt hàng liên quan đến sản phẩm và dịch vụ của công ty.

Nhập đơn hàng vào hệ thống

Sau khi xác nhận tính chính xác của đơn đặt hàng, nhân viên Sale Admin nhập đơn đặt hàng vào hệ thống máy tính của công ty, rồi chuyển đến các bộ phận liên quan để xác nhận, chẳng hạn như sản xuất, kho, xuất hàng và giao hàng. Kiểm tra xem còn đủ hàng không hay có nhu cầu sản xuất thêm thì nhập thêm để đáp ứng yêu cầu giao hàng.

Tiếp theo, Sale Administrator sẽ kiểm tra trạng thái thanh toán của khách hàng hoặc hạn mức tín dụng với công ty để xuất đơn hàng sản xuất hoặc xuất xưởng. Sale Admin còn phải kiểm tra kỹ thông tin liên hệ chính xác để chăm sóc khách hàng và cập nhật thông tin nếu có từ khách hàng. Khi đơn hàng hoàn tất, họ sẽ yêu cầu và nhắc bộ phận Kế toán lập hóa đơn để gửi cho khách hàng.

Quản lý thông tin hồ sơ khách hàng

Sale Admin sẽ quản lý tất cả thông tin liên quan của khách hàng giao dịch với công ty và sẽ cập nhật thông tin đó nếu có thay đổi. Họ cũng sẽ xây dựng một hồ sơ mới cho khách hàng với thông tin liên hệ, tên của đại diện quản lý, thông tin về đơn đặt hàng và hóa đơn.

Quản trị viên bán hàng quản lý hồ sơ khách hàng một cách chi tiết để cung cấp dữ liệu hữu ích cho các báo cáo bán hàng. Đây là cơ sở để bộ phận kinh doanh xây dựng kế hoạch bán hàng, kết hợp với bộ phận marketing thực hiện các chiến dịch quảng bá hiệu quả.

Hỗ trợ bán hàng

Quản trị viên bán hàng có trách nhiệm giải đáp những vấn đề thắc mắc chung của khách hàng, chẳng hạn như báo giá hoặc cung cấp thông tin ngày giao hàng. Việc hỗ trợ này cho phép Sale Admin không bị ảnh hưởng bởi dư luận, cho phép họ tập trung vào mục tiêu giao dịch của khách hàng và tăng hiệu quả bán hàng.

Mô tả công việc của Sale Admin

Điều phối đơn hàng, giao hàng: Theo dõi nhập – xuất – tồn để chủ động mua bán vật tư, nguyên liệu phục vụ sản xuất khi có nhu cầu, theo dõi đơn hàng, giao hàng đúng tiến độ, lập biên bản giao hàng chính xác cho từng đơn hàng.

• Tiếp nhận thông tin: Tiếp nhận mọi phản hồi từ khách hàng, đại lý qua điện thoại, kiểm tra thông tin, gửi báo cáo cho Trưởng phòng, Giám đốc kinh doanh.
• Đảm bảo doanh số: Theo dõi doanh số của từng nhân viên để thúc đẩy nhân viên theo sát tiến độ bán hàng, quản lý và thúc giục khách hàng trả nợ đúng hạn.
• Quản lý và giám sát: Quản lý tất cả kế hoạch thực hiện công việc của toàn bộ nhân viên kinh doanh.
• Quản lý hệ thống thông tin: Soạn thảo các văn bản, giấy tờ nội bộ liên quan đến hoạt động của Phòng kinh doanh.
• Quản lý khách hàng: Nắm rõ danh sách khách hàng, tổ chức chăm sóc khách hàng, phối hợp và thực hiện các hồ sơ mời thầu.
• Cập nhật dữ liệu: Số liệu bán hàng, kiểm tra tính xác thực của các bài báo cáo bán hàng của Nhân viên kinh doanh.
• Phân tích dữ liệu: Tổng hợp, phân tích số liệu và lập báo cáo bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm.
• Tính tiền hoa hồng: Tính thưởng cho nhân viên kinh doanh, dự án và cộng tác viên kinh doanh nếu họ làm tăng doanh thu.
• Quản lý, đào tạo nhân viên: Tổ chức, sắp xếp các hoạt động đào tạo Nhân viên kinh doanh của Phòng kinh doanh.

Các kỹ năng cần có của Sale Admin

Kỹ năng tin học văn phòng

Sale Admin có vai trò như một thư kí, trợ lý kinh doanh nên phải thường xuyên phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện tốt nhất các nhiệm vụ kinh doanh, triển khai công việc và gửi báo cáo cho Giám đốc kinh doanh hoặc Trưởng bộ phận. Do đó, công việc này đòi hỏi phải dành nhiều thời gian cho máy tính, thực hiện các thao tác chính xác và nhanh chóng.

Vì vậy, tin học văn phòng là kỹ năng vô cùng quan trọng mà một Sale Admin cần có. Bạn phải biết cách sử dụng phần mềm xử lý văn bản cho các công việc liên quan đến công việc như báo cáo, thuyết trình, viết thư ngỏ, làm hồ sơ, soạn thảo hợp đồng,…

Kỹ năng giao tiếp, đàm phán

Ngày nay, hầu hết các ngành nghề, đặc biệt là Sale Admin đều phải có kỹ năng này. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp Sale Administrator tìm kiếm một số lượng lớn khách hàng, do đó tăng doanh số bán hàng và hoàn thành công việc hiệu quả.

Tìm kiếm, tạo mối quan hệ với khách hàng. Sau đó tư vấn, đàm phán, thương lượng để ký kết hợp đồng. Phải biết cách cân bằng lợi ích của khách hàng và doanh nghiệp để đôi bên phát triển lâu dài.

Hơn nữa, Quản trị viên bán hàng cần phải giao tiếp tốt với cấp trên và đồng nghiệp để cộng tác làm việc có hiệu quả.

Kỹ năng quản lý, sắp xếp khoa học

Sale Admin sẽ không thể nắm vững, kiểm soát và hoàn thành tốt mọi công việc nếu họ không biết cách tổ chức và quản lý kế hoạch một cách khoa học với một khối lượng công việc chất đống như vậy được. Do đó, nếu bạn muốn làm Sale Administrator, đây là một kỹ năng cực kỳ quan trọng đó.

Kỹ năng thuyết trình, làm việc nhóm

Do tính chất công việc, ở một số doanh nghiệp, Sale Administrator sẽ đảm nhận vai trò thuyết trình với đối tác và khách hàng trong quá trình làm việc. Do đó, Quản trị viên bán hàng phải có khả năng thuyết trình tốt, tự tin, khéo léo, duyên dáng để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ và thuyết phục khách hàng tin tưởng để lựa chọn sản phẩm, dịch vụ của công ty.

Hơn nữa, Sale Admin phải cộng tác thường xuyên với phòng kinh doanh hoặc các bộ phận khác, do đó kỹ năng làm việc nhóm rất là cần thiết. Điều này sẽ tạo nên một tập thể làm việc hòa hợp và thống nhất, luôn sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau để đạt được kết quả tốt nhất.

Kỹ năng giải quyết vấn đề, chịu được áp lực

Áp lực công việc là một trong những vấn đề phổ biến nhất mà bất cứ Sale Admin nào cũng phải đối mặt. Do đó, nếu muốn tiếp tục theo đuổi nghề này, bạn cần phát huy được khả năng chịu đựng áp lực tốt, bình tĩnh trước mọi tình huống thì mới có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Ngay cả khi bạn thấy mình đang gặp bế tắc hoặc đang nhận được phản hồi tiêu cực từ phía khách hàng, bạn cũng phải giữ bình tĩnh và đưa ra giải pháp hữu hiệu có lợi nhất cho công ty.

Sale Admin cần lưu ý những gì?

Tuy Sale Admin không quá áp lực bằng Nhân viên kinh doanh. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất, mọi thứ đều phải có sự nỗ lực, có kế hoạch rõ ràng, có sự hợp tác ăn ý giữa cấp trên và cấp dưới.

Để đảm bảo công việc diễn ra một cách suôn sẻ, cần phải có kế hoạch triển khai và xử lý nợ hiệu quả của khách hàng. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn cần phải luôn có một khoản nợ sạch hoặc bằng 0. Điều quan trọng là bạn phải luôn duy trì mức hạn tín dụng của khách hàng và báo cáo kịp thời cho cấp trên nếu phát sinh tình huống mà bạn không biết cách phải xử lý như thế nào.

Luôn duy trì phong thái chuyên nghiệp, tôn trọng, lắng nghe khách hàng và kiềm chế cảm xúc khi người mua bực tức, cáu gắt. Giám đốc bán hàng đóng một vai trò quan trọng việc tạo ấn tượng tốt với công ty. Do đó, Sale Admin phải luôn tìm ra gốc rễ của vấn đề và trả lời các câu hỏi của người tiêu dùng.

Xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp tốt để bạn có thể nhận được sự giúp đỡ và hỗ trợ thiết thực từ nhiều bộ phận khác trong công ty. Hãy luôn nhớ rằng mọi việc bạn làm đều phải có kết quả tốt, đóng góp vào sự phát triển, thành công chung của công ty và mang lại lợi ích cho bản thân. Vì vậy, hãy hòa đồng, thân thiện hơn là tạo ra sự chia rẽ, gây mất đoàn kết.

Luôn thận trọng khi kiểm tra và xử lý giấy tờ quan trọng trong công việc để đảm bảo không có sai sót, nếu không bạn sẽ phải làm đi làm lại nhiều lần, lãng phí thời gian, công sức và làm chậm tiến độ chung của công việc. Điều này còn thể hiện tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Trên đây là bài viết tổng hợp về những thông tin liên quan đến Sale Admin là gì? Thông qua những chia sẻ này, Kiến Vàng 247 hy vọng bạn đọc có nhiều thông tin hữu ích, giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc này, từ đó đưa ra định hướng tương lai cho bản thân để lựa chọn và phát triển nghề nghiệp cho phù hợp.

Có thể bạn quan tâm: Nhân lực là gì? Vai trò, đặc điểm của nguồn nhân lực