Xem nhanh
Báo cáo là gì? Gồm những loại nào? Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của bài báo cáo? Báo cáo không còn gì xa lạ đối với dân làm văn phòng hoặc những người làm cơ quan Nhà nước. Tuy vậy, nhưng không phải ai cũng biết về những vấn đề liên quan đến báo cáo. Bài viết dưới đây, Kiến Vàng 247 xin trình bày rõ ràng hơn về những vấn đề này.
Báo cáo là gì?
Báo cáo là một loại văn bản hành chính (bao gồm văn bản giấy tờ và văn bản điện tử) của cá nhân, cơ quan, tổ chức nhằm thể hiện tình hình, kết quả thực hiện công việc nhằm giúp cho cơ quan, người có thẩm quyền có thông tin phục vụ cho việc phân tích, đánh giá, điều hành và ban hành các quyết định quản lý phù hợp theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định 09/2019/NĐ-CP quy định về chế độ báo cáo của cơ quan hành chính Nhà nước.
Phân loại báo cáo
Tùy vào mục đích sử dụng và yêu cầu của các cấp quản lý mà có rất nhiều loại báo cáo khác nhau như là báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính, báo cáo thuế,…
Căn cứ vào chế độ báo cáo được quy định tại Điều 4 Nghị định 09/2019/NĐ-CP gồm các loại báo cáo sau:
- Báo cáo định kỳ: Là loại báo cáo được ban hành để đáp ứng những yêu cầu thông tin tổng hợp tại các cơ quan hành chính Nhà nước, được thực hiện theo một chu kỳ xác định và lặp lại nhiều lần.
- Báo cáo chuyên đề: Là báo cáo được ban hành để đáp ứng các yêu cầu thông tin có tính chuyên sâu về mộ lĩnh vực nào đó và phải thực hiện một hoặc nhiều lần trong một khoảng thời gian nhất định.
- Báo cáo đột xuất: Là báo cáo được ban hành để đáp ứng yêu cầu thông tin về những vấn đề phát sinh bất thường.
- Báo cáo chung: Là báo cáo các vấn đề, nhiều mặt công tác cùng được thực hiện trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.
- Báo cáo sơ kết: Là báo cáo về một công việc đang còn được tiếp tục thực hiện. Báo cáo sơ kết giúp cho cơ quan có thẩm quyền chỉ đạo sát sao, kịp thời, thiết thực đối với hoạt động của cấp dưới.
- Các báo cáo sơ kết công tác: Nội dung báo cáo này trình bày kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định của toàn bộ kế hoạch công tác.
- Báo cáo sơ kết công tác tháng của cơ quan, tổ chức: Nội dung báo cáo công tác sơ kết tháng trình bày kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức trong thời gian một tháng. Thời gian báo cáo sơ kết thực hiện kế hoạch công tác tháng được tiến hành vào những ngày cuối tháng.
- Báo cáo sơ kết công tác quý: Nội dung báo cáo sơ kết công tác quý trình bày kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức trong thời gian 3 tháng. Một năm kế hoạch công tác chia thành 4 quý theo thứ tự thời gian. Quý I: Từ tháng 1 đến hết tháng 3; Quý II: Từ tháng 4 đến hết tháng 6; Quý III: Từ tháng 7 đến hết tháng 9; Quý IV: Từ tháng 10 đến hết tháng 12. Do đó, mỗi năm báo cáo sơ kết công tác quý đề có 4 bản báo cáo.
- Báo cáo sơ kết công tác 6 tháng đầu năm: Nội dung báo cáo công tác sơ kết 6 tháng đầu năm trình bày những kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức trong 6 tháng đầu năm, vạch ra những ưu điểm, những hạn chế cần khắc phục và nhiệm vụ còn phải làm trong 6 tháng còn lại của năm đó.
- Báo cáo tổng kết: Là loại văn bản được ban hành sau khi đã hoàn thành hoặc đã hoàn thành một cách căn bản một công việc nhất định.
Yêu cầu của báo cáo
Trong thực tế, tồn tại nhiều loại báo cáo nhưng điểm chung của các loại báo cáo thể hiện ở hình thức mô tả với thực tế với mục đích nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nước. Mặc dù không có giá trị về mặt pháp lý rõ rệt như các thông tin có trong biên bản được lập tại đúng thời điểm, thời gian xảy ra sự việc đối với những việc cụ thể như báo cáo vẫn là một kênh thông tin quan trọng có tầm ảnh hưởng đến giá trị quyết định quản lý như bản báo cáo chính thức là sự tự phản ảnh của chính cơ quan ban hành báo cáo. Do vậy, để đạt được mục tiêu đã đề ra một bản báo phải đáp ứng các yêu cầu sau:
Về nội dung
- Thông tin chính xác, đầy đủ không thêm hay bớt thông tin.
- Bố cục của báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng
- Bố cục của báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng
Với tính chất mô tả nhằm mục đích cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền tối cao đưa ra quyết định, báo cáo cần phải đúng, sát thực tế. Điều đó có nghĩa, thực tế như thế nào thì viết như thế ấy, không lược bỏ hay thêm thắt, suy diễn. Người viết báo cáo không được che giấu khuyết điểm hay đề cao thành tích hay đưa vào những chi tiết, số liệu không đúng trong thực tế.
- Báo cáo cần phải có trọng tâm và cụ thể.
Báo cáo là cơ sở để các cơ quan cấp trên, người có thẩm quyền tổng kết, đánh giá tình hình và ban hành các quyết định quản lý. Do vậy, không được viết một cách chung chung, lan man hay mong lung mà phải chi tiết, có trọng tâm, xuất phát từ mục đích, yêu cầu của bản báo cáo cũng như yêu cầu của đối tượng cần nhận báo cáo.
- Xác định đúng nguyên nhân của những thành công và nguyên nhân của những hạn chế đối với vấn đề cần báo cáo.
- Nhận định đúng những ưu điểm và hạn chế diễn ra trong thực tế.
- Chỉ ra những bài học kinh nghiệm xác đáng, không chung chung
- Xây dựng phương hướng, nhiệm vụ cho thời gian tới một cách mạch lạc và có căn cứ, phù hợp với điều kiện thời gian và nguồn lực thực tế, có tính khả thi
Về hình thức
- Sử dụng đúng mẫu báo cáo theo quy định của cơ quan, đơn vị (nếu có) hoặc tự xây dựng mẫu báo báo phù hợp với mục đích, nội dung của vấn đề cần báo cáo.
- Sử dụng cách hành văn đơn giản đơn giản, dễ hiểu, phù hợp với văn phong hành chính thông dụng.
- Bản báo cáo được trình bày sạch sẽ, không có lỗi chính tả hay lỗi kỹ thuật máy tính (khoảng trống hay lỗi font chữ,..).
Về tiến độ, thời gian
Báo cáo phải đảm bảo kịp thời về mặt thời gian. Mục đích chính của báo cáo là phục vụ cho công tác quản lý của Nhà nước, các tổ chức và doanh nghiệp. Vì vậy, tiến độ chậm trễ của các báo cáo sẽ ảnh hưởng đến việc ban hành quyết định quản lý của các cơ quan có thẩm quyền hoặc sự chậm trễ báo cáo trong doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến cơ hội phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, báo cáo nhất thiết phải được ban hành một cách nhanh chóng, đúng thời hạn.
Những lưu ý khi thực hiện báo cáo cá nhân, tổ chức và cơ quan hành chính Nhà nước
Tên báo cáo
Tên báo cáo phải đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn súc tích và phải trình bày được bao quát nội dung, phạm vi yêu cầu báo cáo.
Nội dung yêu cầu báo cáo
Nội dung yêu cầu báo cáo nhất định phải cung cấp đầy đủ nội dung cần thiết nhằm phục vụ mục tiêu chỉ đạo, quản lý, điều hành của cơ quan hành chính Nhà nước, người có thẩm quyền. Bên cạnh đó, những thông tin yêu cầu của bài báo cáo phải rõ ràng, dễ hiểu, tạo điều kiện thuận lợi cho đối tượng thực hiện bài báo cáo.
Tùy vào từng trường hợp cụ thể, nội dung yêu cầu của báo cáo có thể chi có phần lời văn, số liệu thống kê hoặc bao gồm cả lời văn và số liệu.
Đối tượng thực hiện báo cáo, cơ quan nhận báo cáo
Khi báo cáo nhất định phải xác định rõ đối tượng thực hiện báo cáo như cơ quan hành chính Nhà nước, tổ chức, cá nhân và xác định cụ thể tên cơ quan nhận báo cáo. Đối với việc quy định đối tượng thực hiện báo cáo phải đảm bảo phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của đối tượng thực hiện viết báo cáo.
Phương thức gửi, nhận báo cáo
Báo cáo được thực hiện dưới hình thức văn bản bằng giấy hoặc văn bản điện tử. Tùy vào điều kiện thực tế và cơ quan ban hành về chế độ báo cáo, bài báo cáo được gửi đến cơ quan trực tiếp thu nhận bằng một trong các phương thức sau:
- Gửi trực tiếp
- Gửi qua dịch vụ bưu chính
- Gửi qua fax
- Gửi qua hệ thống phần mềm thông tin báo cáo chuyên dùng
- Gửi qua hệ thống thư điện tử
- Các phương thức khác theo quy định của pháp luật
Thời hạn gửi báo cáo
Thời hạn gửi bài báo cáo được xác định căn cứ vào đối tượng thực hiện việc báo cáo, nội dung báo cáo và thời điểm kết thúc việc lấy số liệu báo cáo, nhưng phải đảm bảo thời gian không được quá một ngày làm việc tính từ thời điểm kết thúc việc lấy số liệu báo cáo đến thời hạn gửi bài báo cáo hoặc ước tính thời gian nhận được bài báo cáo để tổng hợp đến lúc hoàn thành báo cáo và gửi đi.
Thời hạn gửi báo cáo định kỳ đối với trường hợp bài báo cáo mang tính phức tạp, có nhiều đối tượng thực hiện và phải tổng hợp qua nhiều cơ quan, nhiều cấp khác nhau thì quy định rõ thời gian đối với từng đối tượng, từng cấp báo cáo đó.
Đối với loại báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất, thời hạn gửi báo cáo thực hiện theo đúng yêu cầu của cơ quan ban hành.
Tần suất thực hiện báo cáo
Tần suất làm báo cáo sẽ do từng cơ quan hành chính quy định tùy thuộc vào tính chất, mục đích và yêu cầu quản lý, điều hành.
Khi bài báo cáo phải lồng ghép các nội dung báo cáo, chỉ yêu cầu báo cáo một lần trong một kỳ báo cáo đối với các nội dung thuộc cùng ngành nghề, lĩnh vực quản lý.
Mẫu đề cương báo cáo phải nêu rõ cấu trúc các thông tin như tình hình thực hiện, kết quả đã đạt được, còn tồn tại hạn chế gì? nguyên nhân của sự hạn chế đó, phương hướng nhiệm vụ, đề xuất, kiến nghị.
Biểu mẫu số liệu báo cáo
Biểu mẫu số liệu phải có ký hiệu biểu để thuận tiện cho việc theo dõi, đối chiếu. Ký hiệu biểu đồ bao gồm chữ và số. Phần số được ghi theo thứ tự 001, 002, 003,…; phần chữ được ghi viết tắt bằng chữ in hoa phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực báo cáo, loại báo cáo và kỳ báo cáo. Biểu mẫu báo cáo cần phải tuân thủ theo hướng dẫn của cơ quan ban hành chế độ báo cáo.
Trên đây là nội dung bài viết báo cáo là gì? và những lưu ý khi thực hiện một bài báo cáo mà Kiến Vàng 247 muốn gửi đến quý bạn đọc. Thông qua bài viết này, các nhân viên làm ở cơ quan Nhà nước, văn phòng hành chính có thể hiểu rõ và tránh sai sót trong quá trình làm bài báo cáo lên cấp trên.
>> Có thể bạn quan tâm: Phúc lợi là gì? Vai trò của phúc lợi đối với người lao động